Звільнювальна записка обробка для 1с. Що потрібно знати при оформленні записки-розрахунків при звільненні? Чи обов'язкове оформлення записки

Звільнення співробітника – операція, яку регулярно оформляє бухгалтерський облік підприємства. Розрахунок при звільненні 1С 8.3 Бухгалтерія необхідно робити відповідно до законодавства. Це дозволяє уникнути конфліктів зі співробітниками, що звільняються. Як звільнити співробітника у 1С 8.3 Бухгалтерія покроково читайте далі.

Звільненому працівникові згідно із законом виплачують відпрацьовану зарплату. Крім того, працівникам, які працюють за трудовим договором, під час звільнення необхідно виплатити . Її необхідно розрахувати за всі періоди невикористаних відпусток. Докладно про розрахунок компенсації. Як звільнити співробітника у 1С 8.3 Бухгалтерія покроково – написано у цій статті. Як звільнити в 1С 8.3 і зробити повний розрахунок на 5 кроків дивіться далі.

Крок 1. Налаштуйте кадровий облік у 1С 8.3 Бухгалтерія

Перед тим, як вести кадровий облік та зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерія, налаштуйте для цього програму. Для цього зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та клацніть на посилання «Налаштування зарплати» (2). Відкриється вікно налаштувань.

У вікні у розділі «Кадровий облік» (3) встановіть ознаку «Повний» (4). Тепер у 1С 8.3 Бухгалтерія можна створювати накази про прийом та звільнення працівників.

Крок 2. Оформіть у 1С 8.3 Бухгалтерія звільнення співробітника

Звільнення 1С 8.3 Бухгалтерія починається зі створення наказу. Щоб створити його, зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та клацніть на посилання «Кадрові документи» (2). Відкриється вікно із раніше створеними кадровими документами.

У вікні, натисніть кнопку «Створити» (3) і клацніть на посилання «Звільнення» (4). Відкриється форма наказу заповнення.

У формі наказу заповніть поля:

• "Організація" (5). Вкажіть вашу організацію;
• "Співробітник" (6). Виберете працівника, що звільняється;
• "Дата звільнення" (7). Вкажіть дату звільнення;
• "Дата" (8). Вкажіть дату наказу;
• "Стаття ТК РФ" (9). Виберіть статтю трудового кодексу, за якою звільняється працівник.

Щоб зберегти наказ, натисніть кнопку «Провести та закрити» (10). Наказ оформлено та проведено в обліку.

Крок 3. Сформуйте в 1С 8.3 розрахунок зарплати та компенсації при звільненні

У 1С 8.3 Бухгалтерія функціонал із розрахунку зарплати обмежений. Повний функціонал є у програмі 1С Зарплата та Управління персоналом. При звільненні співробітника в 1С 8.3 Бухгалтерія треба вручну запровадити за цим працівником суму нарахованої зарплати та компенсації відпустки. Як розрахувати суму компенсації. Щоб відобразити нарахування при звільненні, зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) і клацніть на посилання «Всі нарахування» (2). Відкриється вікно з усіма раніше введеними нарахуваннями із заробітної плати.

У новому вікні натисніть кнопку «Створити» (3) та клацніть на посилання «Нарахування зарплати» (4). Відкриється вікно нарахування.

У вікні заповніть поле «Зарплата за:» (5), у ньому вкажіть місяць нарахування. У полі «Організація» (6) вкажіть вашу організацію. Далі натисніть кнопку «Заповнити» (7). Розрахунок заповниться нарахуваннями по окладу за всіма співробітниками.

У рядку зі звільненим працівником натисніть на посилання «Нараховано» (8). Відкриється вікно нарахувань за працівником.

У вікні автоматично розраховується сума окладу за робочий місяць. Якщо працівник відпрацював неповний місяць, то вам треба вручну розрахувати суму зарплати та внести її у поле «Сума» (9). Необхідність ручного розрахунку пов'язана з тим, що в 1С 8.3 Бухгалтерія, як ми вже писали раніше, діє спрощений функціонал із розрахунку заробітної плати. Усі додаткові нарахування також запроваджуються вручну, у тому числі компенсації за невикористану відпустку. Щоб ввести компенсацію, натисніть кнопку «Додати» (10). У новому рядку введіть підрозділ (11), у якому працював співробітник, вид нарахування (12) та розраховану суму компенсації (13). Також введіть код відрахування з ПДФО (14) та суму цього відрахування (15). Суму відрахування також необхідно розрахувати самостійно. Щоб зберегти дані, натисніть кнопку «ОК» (16). Ви знову потрапите у вікно нарахувань.

Тепер ви бачите актуальні дані щодо співробітника (17) – загальну суму всіх нарахувань (18), суму утриманого ПДФО (19) та суму нарахованих страхових внесків (20). Для відображення в обліку заробітної плати натисніть кнопки «Записати» (21) та «Провести» (22). Щоб переглянути проводки, натисніть кнопку «ДтКт» (23). Відкриється вікно проводок.

У вікні проводок ми бачимо проводки із зарплати (24) та компенсації за відпустку (25) по співробітнику (26). Також тут видно утримання з ПДФО (27) та проведення за внесками (28). Отже, всі виплати відображено в обліку. Не забудьте, що згідно із законом ви повинні розрахуватися зі співробітником у день звільнення.

Крок 4. Надрукуйте з 1С 8.3 Бухгалтерія наказ на звільнення

Зайдіть в розділ «Зарплата та кадри» (1) та клацніть на посилання «Кадрові документи» (2). Відкриється вікно із раніше створеними кадровими документами.

У вікні, клацніть двічі мишкою на наказі, який хочете роздрукувати (3). Відкриється форма наказу.

У наказі натисніть кнопку «Друк» (4) та клацніть на посилання «Наказ про звільнення Т-8» (5). Відкриється друкована форма наказу.

У друкованій формі наказу натисніть кнопку «Друк» (6). Не забудьте підписати роздрукований наказ у працівника та генерального директора.

Крок 5. Роздрукуйте розрахунковий листок для працівника

Зайдіть у розділ «Зарплата та кадри» (1) та клацніть на посилання «Всі нарахування» (2). Відкриється вікно з усіма раніше введеними нарахуваннями із заробітної плати.

Клацніть двічі мишкою на потрібному нарахуванні (3). Відкриється вікно нарахувань.

У вікні нарахувань натисніть кнопку «Звіти» (4) та клацніть на посилання «Розрахункові листки» (5). На екрані з'явиться розрахунковий листок для працівників, які входять до нарахування.

У розрахунковому листку ми бачимо нараховану зарплату (6) та компенсацію на невикористану відпустку (7). Також тут є сума утриманого ПДФО (8) та загальна сума, яку необхідно виплатити при звільненні (9). Роздрукуйте розрахунковий листок, натиснувши кнопку «Друк» (10) і надайте його співробітнику для ознайомлення.

У момент звільнення фірма-роботодавець зобов'язана передати співробітнику ряд документів: трудову книжку, довідки 2-ПДФО, документ для розрахунку лікарняного листа, а також скласти документ для розрахунку. Записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) викликає найбільше питань. Давайте з нею розберемося, чи це обов'язковий документ, як його заповнювати і де зберігати.

Що таке записка-розрахунок?

Це документ, який дозволяє бухгалтеру зробити розрахунок всіх необхідних сум, які належать співробітнику під час звільнення (за власною ініціативою або з ініціативи роботодавця).

Форма Т-61 – це універсальна уніфікована форма, яка використовується для такої мети.

Хто має оформлювати записку-розрахунок?

Заповнення форми Т-61 покладається на співробітників двох служб підприємства:

• кадрової;
• бухгалтерської.

До обов'язків співробітника кадрової служби входить заповнення граф, розташованих на лицьовій частині бланка. Це дата укладання трудового договору та її номер, П.І.Б. співробітника, найменування посади, де він перебував, підрозділи. Потім вноситься інформація про звільнення: дата складання наказу про припинення контракту та номер, підставу, на якій трудові відносини було перервано.

Потім спеціаліст кадрової служби розраховує, скільки днів заслуженої відпустки виявилися невикористаними для нарахування компенсації, або суму днів відпустки, взятих працівником авансом для розрахунку утримання.

Після того, як усі кадрові дані занесені, фахівець кадрової служби засвідчує записку своїм підписом та передає її для подальшого оформлення до бухгалтерії.

Заповнення форми Т-61 бухгалтером

Бухгалтер заповнює зворотний бік документа, що містить таблицю. Графи таблиці з номерами від 1 до 9 заповнюються для того, щоб виконати розрахунок компенсації за дні невикористаної працівником відпустки.

Графи з 10 по 19 заповнюються для того, щоб розрахувати суму заробітної плати, яка належить працівникові, що звільняється, за відпрацьований ним період. Також до таблиці потрібно внести номер та дату документа, на підставі якого було здійснено остаточний розрахунок зі співробітником.

Після того, як вся затребувана інформація в документ внесена, бухгалтер засвідчує записку своїм підписом.

Записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) може бути заповнена вручну, але сучасні програми дозволяють цього уникнути. Якщо всі дані внесені в програму правильно, вони автоматично переносяться в записку-расчет. Співробітнику бухгалтерської та кадрової служби залишається лише провести перевірку, роздрукувати документ та завірити особистим підписом.

Чи обов'язкове оформлення записки?

Т-61 належить до кадрових документів, термін перебування у архіві яких становить 75 років. Однак, допускається зберігання документації в електронному вигляді.

Якщо ж правила зберігання чи оформлення документа порушені, це вважається адміністративним правопорушенням, яке спричинить штрафні санкції. Сума невелика, до 500 рублів на посадову особу, але теж неприємно.

Форма Т-61: зразок заповнення

Давайте послідовно розглянемо процедуру заповнення. У шапці документа потрібно написати назву організації відповідно до реєстраційних документів. Праворуч від найменування потрібно заповнити колонки з датою та номером трудового договору. Далі записці надається порядковий номер і ставиться дата її заповнення.

Проставляється табельний номер співробітника, вписується його ПІБ, найменування посади та відділу, в якому він працював. Потім потрібно вписати дату припинення відносин із співробітником, внести номер та дату наказу про припинення трудових відносин.

У кадрових програмах це все проставляється автоматично після того, як буде оформлено та проведено наказ про звільнення співробітника, тому записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) теж формується майже автоматично.

Потім заповнюється загальний період роботи з дати початку трудових відносин до дати їхнього розірвання включно. Тепер потрібно зробити підрахунок днів відпустки, які опинилися за цей період не використаними або, навпаки, перевитраченими. Ставиться дата заповнення та підпис кадрового співробітника.

Заповнюємо розрахункову частину

Для розрахунку компенсації по днях відпустки, що залишилися, потрібно заповнити графи 1,2 і 3 в таблиці на зворотному боці документа. У першому стовпчику вказується рік, у другій - найменування місяця, у третій вказують суми виплат, які використовують при розрахунку середньої оплати за працю.

Допустимо, співробітник звільняється 15 грудня 2015 року. Отже, для розрахунку середнього заробітку потрібно взяти період із грудня 2014 року до листопада 2015 року. Загальну суму заробітку цей період треба розділити у сумі календарних днів. Тож ви отримаєте середньоденну оплату. Потім її потрібно помножити на суму днів невикористаної відпустки, яку попередньо розрахував кадровик. Так ви одержали суму компенсації.

Тепер слід розрахувати загальну суму виплат до видачі. Компенсація вже розрахована, залишилося розрахувати заробітну плату, утримати ПДФО, і ви отримаєте суму до видачі. Для розрахунку цієї суми уніфікована форма Т-61 має окрему таблицю.

Тепер потрібно записати у підсумковому рядку цю суму прописом та цифрами, внести номер документа, за яким співробітник отримав розрахунок. Потім засвідчити документ підписом. Все, робота закінчена.

Записка-розрахунок при звільненні (форма Т-61) передається на зберігання до бухгалтерії, оскільки саме цей документ є підставою для виплат співробітнику, що звільняється. Зазвичай їх зберігають разом із документами із заробітної плати.

Завантажити форму Т-61

З яких причин не відбувалося розірвання договору з найманими працівниками, адміністрація господарюючого суб'єкта їх останній робочий день має повністю розрахуватися з цими людьми. Для цього фахівець відділу кадрів у момент виписки наказу оформляє та спрямовує до бухгалтерії такий документ, як записка-розрахунок при звільненні.

Записка-розрахунок при звільненні заповнюється декількома службами фірми: кадровий відділ виписує її, а бухгалтерія зі зворотного боку вносить до неї всі необхідні дані визначення сум, належних що звільняється.

Записка-розрахунок при звільненні форма Т-61 затверджена наказом Росстату як один із документів, що застосовуються в кадровому та бухгалтерських обліках при розірванні. Підприємство може у своїй діяльності використовувати цей бланк або ж на підставі нього розробити власний.

Сформована практика встановлює, що форма Т-61 або її аналог повинні формуватися на кожну людину окремо.

Спочатку виписує цей документ кадровик при складанні наказу, вносячи відповідні дані на лицьову сторону цього документа. Зі змісту наказу він переносить інформацію про наявність не використаного часу відпочинку, а також дату звільнення.

Завізувавши зазначену інформацію, кадровик передає документ бухгалтеру, який здійснює вибірку даних за розрахунковий період та здійснює визначення сум розрахунку. Можливо, що у працівника відсутній даний час, а відпустку він використав уже авансом. Тоді у бухгалтерії визначається, яку суму відпускних йому необхідно повернути підприємству.

Увага!На основі обраних відомостей обчислюється середньоденна зарплата, а потім сума компенсації (або до повернення). У записці-розрахунку також відображаються інші суми, які покладені працівникові під час звільнення.

У цьому документі слід зробити також утримання, які здійснюються з закону чи іншого локального нормативного акта. Після цього бухгалтер визначає суму виплати співробітнику на руки та вносить її до платіжних документів. Далі записку розрахунок слід додати до документів із розрахунку зарплати за поточний місяць.

За скільки часу до звільнення потрібно оформити записку

Законодавство не регламентує період часу, протягом якого має оформлюватись записка-розрахунок. Норми актів закріплюють лише обов'язок виплатити всі належні під час звільнення гроші працівникові або в остаточний день роботи, або, якщо відбувається перерахування зарплати на картку, то наступного дня.

Крайній термін її формування - це завершальний робочий день, що звільняється. Якщо , то за загальними правилами він подає заяву за два тижні до цієї дати.

Завершується заповнення таблиці підбиттям підсумку.

Після того, як вирішено припинити дію трудового контракту між співробітником і компанією, при цьому не має значення з якої причини це відбувається, необхідно звільнитися в закріплені законом терміни розрахувати і виплатити всі належні кошти. Щоб визначити точну суму, відповідальні особи заповнюють документ записка-розрахунок при звільненні .

Оформлення документа форма Т-61 займаються одночасно два підрозділи фірми - кадровий відділ і бухгалтерія, причому кожен показує суворо певні відомості у ньому. З повністю оформленого бланка визначається остаточна сума зарплати до виплати.

Записка-розрахунок при звільненні форма Т-61 розроблено та затверджено саме для такої мети. Тим не менш, компанія може на вибір користуватися стандартним бланком, або з урахуванням своєї специфіки роботи створити власний документ, який виконує аналогічну функцію. Зазвичай у кадрові та бухгалтерські програми включено типовий варіант бланка.

Початок оформлення документа лежить на кадровому співробітнику - він повинен зробити це під час виписки наказу на звільнення. При цьому на кожного окремого працівника має складатись свій бланк. Конкретні терміни для такої дії не встановлені, проте необхідно пам'ятати, що за законодавством працівник повинен отримати розрахункові гроші у свій заключний робочий день, а за безготівкової видачі - наступного дня.

Увага!У той же час необхідно пам'ятати, що протягом двох тижнів співробітник має право відкликати раніше складене. У зв'язку з цим кадровик повинен самостійно вибрати оптимальний термін відкриття документа. форма Т-61 .

Інспектор з кадрів має розрахувати кількість днів відпочинку, які працівник не використав, а тому має отримати компенсацію за них. Іноді буває так, що відпустка була оформлена «авансом», тому при звільненні частину коштів необхідно буде повернути назад до каси. Після підрахунків кадровий співробітник проставляє особистий розпис та передає документ до бухгалтерії для проведення розрахункових операцій.

Бухгалтер-розрахунок виробляє визначення необхідних розрахунку даних і заносить їх у графи. Наступним кроком він визначає середній заробіток протягом дня, а з нього - суму компенсації чи повернення. У цей момент необхідно зробити розрахунок зарплати за поточний місяць.

Після утримання належного податків бухгалтер створює видатковий ордер або видає завдання на безготівкове перерахування. прикріплюється до платіжної документації за місяць.

Бланк та зразок записки розрахунку

Завантажити у форматі Excel.

Порядок заповнення записки-розрахунку під час звільнення

Лицьова сторона

Ця сторона заповнюється співробітником кадрової служби на підставі даних наказу на звільнення та особистої картки.

У верхній графі вказується повне найменування фірми та її код, занесений до довідника ОКПО.

Нижче наводиться номер і дата підписання трудової угоди з працівником.

У наявних полях відбиваються повні П.І.Б. співробітника, присвоєний йому табельний номер, найменування підрозділу та посаду виходячи зі штатного розкладу.

У наступному рядку «Трудовий договір припинено (працівника звільнено)» слід закреслити ту частину, яка не актуальна в даному випадку, і поруч проставити дату здійснення цієї події.

Після цього записується виходячи з чого виробляється звільнення чи розірвання договору. Тут же зазначаються дата та номер оформленого наказу на звільнення.

Далі з описка-розрахунок при звільненні містить графи, у яких проставляється кількість днів відпочинку або використаних вперед. У разі бухгалтер розрахує суму до повернення. Записується період часу, протягом якого виробляється розрахунок.

Після цього кадровик перевіряє зазначені відомості, засвідчує їх своїм підписом, вносить дату та свої П.І.Б.

Зворотній бік

З цього боку інформацію вносить бухгалтер-розрахунок. Спочатку він має заповнити розділ «Розрахунок оплати відпустки».

До лівої таблиці до кожного рядка вносяться відомості про зарплату, яка була розрахована за минулі 12 місяців. Так, у графах 1 та 2 записуються місяць та рік розрахунку, у графу 3 - сума нарахувань за зазначений період. Необхідно пам'ятати, що сюди заносяться лише ті нарахування, які використовуються для розрахунку середнього заробітку. На закінчення розраховується результат по таблиці.

Далі заповнюється права таблиця згори. Сюди заносяться дні (графа 4) або годинник (графа 5), протягом яких співробітник перебував на робочому місці в період розрахунку відповідно до . У графі 6 записується середній заробіток.

Після цього оформляється права таблиця знизу. У графи 7 і 8 вписуються кількість днів, які були використані як відпочинок, або, навпаки, отримані авансом. У графі 9 зазначається сума оплати виходячи із зазначених днів.

На закінчення оформляється таблиця «Розрахунок виплат». У блоці «Нараховано» графи 10-12 записується суми нарахувань за поточний період, і до графи 13 заноситься їх загальна сума. До розділу «Утримано» графи 14-15 вносяться суми за утриманням - ПДФО, аліменти та інше, їх результат записується у графі 16.

У тому випадку, коли на дату проведення розрахунку за фірмою значиться не видана зарплата, її сума зазначається у графі 17. Якщо було здійснено переплату працівникові - відомості записуються до графи 18. У графі 19 записується підсумкова сума для отримання на руки.

Нижче у графі «До виплати сума» вона ще раз записується, спочатку великими літерами, а потім і цифрами. Після цього проставляються відомості про платіжну відомість, за якою було здійснено виплату працівнику. Після того, як ця сторона повністю заповнена, бухгалтер проставляє особистий підпис і записує П.І.Б.

У цій статті ми розглянемо як у 1С Бухгалтерія 8.3 здійснити виплату компенсації за невикористану відпустку при звільненні співробітника.

Попередня підготовка

Для розрахунку та нарахування компенсації за невикористану відпустку при звільненні співробітника у програмі 1С:Бухгалтерія необхідно зробити невелике підготовче налаштування. Усі дії полягають у створенні нового виду нарахування. Вам потрібно створити його один раз і можна використовувати при звільненні інших співробітників.

У розділі «Адміністрування» перейдіть за посиланням «Параметри обліку».

У вікні виберіть пункт «Налаштування зарплати».

Наведена на зображенні нижче форма налаштування дозволяє нам не лише вказати додаткові види нарахувань, але й налаштувати доступний функціонал. Спочатку потрібно перевірити, щоб у загальних налаштуваннях було обрано пункт, що облік розрахунків із зарплати спільно з кадровим обліком велися у цій програмі.

Далі зазначимо, що в нас буде вестись облік лікарняних, відпусток та виконавчих документів. Зверніть увагу, що ця надбудова доступна лише для невеликих фірм, чисельність яких не перевищує шістдесят осіб.

Крім того, нам слід зазначити, що кадровий облік буде повним. В іншому випадку ви не зможете вводити документи про прийом, переведення та звільнення співробітників. Це нам необхідно, оскільки в цій статті ми робимо розрахунок та нарахування компенсації за невикористану відпустку саме при звільненні співробітника.

Тепер можна приступати до створення особливого виду нарахування, який ми будемо використовувати надалі для компенсації невикористаної відпустки під час звільнення та інших співробітників. Відкрийте розділ "Розрахунок зарплати" та перейдіть за посиланням "Нарахування", як відображено на зображенні нижче.

У списку нарахувань, що з'явився, створіть нове. Як найменування ви можете вказати довільне значення. У нашому випадку ми назвемо його «Компенсація за відпустку, що не використовується». Даний вид нарахування буде оподатковуватись ПДФО так само, як і основна відпустка. При цьому найкоректніше вказати код доходу саме 4800.

Компенсація відпустки при звільненні є доходом, що повністю оподатковується страховими внесками. Вона має враховуватися у витратах оплату праці з пп.1, ст.255 НК РФ. У бухгалтерському обліку цей вид нарахування будемо відображати за замовчуванням. Рухи здійснюватимуться за 26 рахунком.

Цих даних для створення нашого виду нарахувань достатньо. Натисніть кнопку «Записати та закрити». Тепер можна перейти безпосередньо до розрахунку та нарахування компенсації.

Нарахування компенсації відпустки

На жаль, програмою 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 не передбачено спеціального документа нарахування компенсації за відпустку, що не використовується, при звільненні працівника. У зв'язку з цим вам необхідно буде самостійно створити та розрахувати суму відпускних виплат відповідним документом.

Нарахування компенсації провадиться документом «». У рамках нашого прикладу ми створюватимемо цей документ із зазначенням лише компенсації відпустки. На практиці часто зустрічається, що ці виплати розраховуються в окремих документах для більшої зручності.

Насамперед необхідно вказати місяць. У нашому випадку це вересень 2017 року. При необхідності також можна вказати і підрозділ. Для простоти прикладу припустимо, що звільненого співробітника Лифановой З. Р. Ми вже раніше зробили повний розрахунок із заробітної плати, і залишилося виплатити лише компенсацію.

Додамо вручну на вкладку «Нарахування» нашого співробітника, що звільняється. У однойменній колонці оберемо вид «Компенсація за невикористану відпустку». Саме його ми створили раніше і використовуватимемо надалі в подібних ситуаціях. Сума компенсації відбито у колонці «Результат» і становить 22 000 рублів.

В результаті всі податки та внески, які сплачуються як нашою організацією, так і Ліфановою С. Г. Розраховані програмою автоматично. Після проведення документа нарахування на підставі цих даних сформувалися відповідні рухи. Усі вони віднесено на 26 рахунок, як зазначено у створеного нами виду нарахувань. ПДФО, якого утримано зі співробітника віднесено на 70 рахунок.