Бланк акта про списання бланків. Облік зіпсованих БСО

Одним із обов'язкових для формування документів для юридичних осіб та індивідуальних підприємців є БСО. Цей документ є папір суворої звітності.

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:

ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.

Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!

При цьому використовувати її необхідно у суворо встановлених державою випадках. При цьому необхідно обов'язково зберігати журнал обліку БСО, а також самі бланки суворої звітності протягом певного періоду часу.

Після закінчення певного періоду часу необхідно буде відповідним чином списувати цей документ. Процедура дана має свої особливості та нюанси.

З усіма ними варто ознайомитись завчасно. Це дозволить уникнути штрафів та інших ускладнень із законодавством, що контролюють органи.

Необхідні відомості

Сьогодні майже всі без винятку підприємства повинні використовувати ККМ – контрольно-касові механізми. Дані пристрої використовуються для формування спеціальних чеків.

Причому як у разі готівкового, і безготівкового розрахунку. Але в окремих випадках подібні документи можуть бути замінені спеціальними БСО – бланками суворої звітності.

Такі документи також є підтвердженням здійснення оплати та заздалегідь друкуються у друкарні. Згодом до них вносяться всі необхідні дані.

При цьому існують певні стандарти складання та зберігання. Їх необхідно обов'язково дотримуватися. Важливо пам'ятати про формат складання журналу.

БСО можна використовувати у таких випадках:

Важливо пам'ятати про неприпустимість використання таких бланків у таких випадках:

• під час розрахунків між юридичними особами;
• якщо за готівку реалізуються товари.

Є певні правила списання бланків суворої звітності у бюджетній установі, а також комерційній.

До найважливіших питань, розглянути які необхідно заздалегідь з метою виключення складнощів з контролюючими органами, можна віднести:

• базові визначення;
• можливі причини;
• правова база.

Базові визначення

Існує досить широка нормативна база, що регулює застосування бланків цього виду, а також їх списання, утилізацію. Але для правильного трактування всієї відображеної в ній інформації потрібно розуміти значення термінів.

До найбільш істотних на даний момент належать такі:

• наявність та безготівкові грошові розрахунки;
• фіскальний режим/пам'ять/дані;
• державний реєстр ККМ;
• платіжний термінал/банкомат;
• журнал обліку БСО;
• наказ на списання, акт.

Абревіатура ККМ розшифровується як контрольно-касовий механізм. Даним терміном позначається велика кількість різного обладнання. Насамперед це касові апарати, банкомати, платіжні термінали.

Банкомати та платіжні термінали дозволяють здійснювати всілякі операції з оплати послуг, товарів, а також придбання товарів. Головною особливістю є необхідність у присутності оператора.

Готівковий грошовий розрахунок	Операція, коли гроші передаються безпосередньо готівкою. Безготівковий розрахунок – оплата за допомогою спеціальної банківської картки. Незалежно від способу перерахування коштів необхідно видавати платіжний документ. Він може бути різного типу
Фіскальна пам'ять	Енергозалежна пам'ять, що застосовується в машинах ККМ. Використовується для реєстрації різних даних під час здійснення грошових операцій. Фіскальний режим – режим, у якому здійснюється реєстрація всіх даних на зазначену вище пам'ять. Вся техніка, що застосовується для реєстрації грошових операцій, обов'язково реєструється у спеціальному державному реєстрі
БСО	Документ, в якому відображаються дані під час здійснення оплати за послуги, товари. Сама абревіатура розшифровується як «бланк суворої звітності»
Журнал обліку БСО	Реєстр у паперовому форматі, ведеться на підприємстві або в ІП (індивідуальному підприємці). Наказ на списання, акт - документ, що складається коли підходить термін утилізації БСО. Даний момент відображається у чинному на території законодавстві

Можливі причини

Сама процедура списання таких бланків здійснюється лише за дотримання певних, встановлених законодавством умов.

Списання необхідно буде здійснювати у таких випадках:

Важливо пам'ятати про наявність різниці між процедурою списання та знищення бланків. Важливо пам'ятати, що списання також здійснюється у разі відмови клієнта від послуги/товару, коли документ вже заповнений.

У такому разі в жодному разі не можна просто викидати документ. Потрібно здати БСО у повній комплектації (два екземпляри) або номери корінців. Обов'язково збіг серій та номерів.

Важливо пам'ятати, що існує встановлений законодавством формат як БСО, так і наказів списання бланків суворої звітності.

Важливо дотримуватись усіх правил, відображених у чинних законодавчих нормативах.

Приклад наказу на списання БСО старого зразка можна знайти в інтернеті або в податковій. Працівники цієї установи обов'язково мають надати необхідну консультацію.

Правова база

Процес складання як самих бланків суворої звітності, і актів їх списання відбивається у спеціальних законодавчих нормах.

Крім цього закону, необхідно також використовувати наступні НПД:

Крім актів законодавчого характеру існує досить широкий перелік різного типу інших матеріалів допоміжного характеру.

Вони дадуть відповіді на більшість питань, що виникають. За відсутності належного досвіду слід звернутися до матеріалів додаткового характеру.

Порядок списання БСО у бюджеті

Процедура списання бланків суворої звітності пов'язана з безліччю різних нюансів. Не допускаються різноманітних порушення формату документів.

Контролюючі організації від імені Федеральної податкової служби та інших приділяють максимальну увагу актам здачі, .

Основні питання, розкрити які потрібно перед тим, як розпочати саму операцію списання документів суворої звітності:

• документальне оформлення – заповнення акта, формування наказів, зразок заповнення;
• відображення проводками.

Документальне оформлення

Насамперед необхідно приділити увагу саме документальному оформленню. Особливо це важливо у разі виникнення різних питань із боку контролюючих органів.

Наприклад, якщо має місце будь-який кримінал, прокуратура перевіряє БСО за їх наявності, а також спеціальний акт утилізації.

Заповнення акту

Розглянутого типу акт обов'язково включає у собі такі компоненти:

• порядковий номер акта;
• найменування установи;
• індивідуальний податковий номер;
• дебет рахунки;
• комісія у складі;
• форма по ОКУД;
• у правій частині обов'язково зазначаються спеціальні коди (ОКПО, КПП, кредит рахунки);
• позначаються особи, які входять до спеціальної експертної комісії;
• позначити наказ, яким здійснюється саме призначення;
• вказується період, протягом якого здійснюється списання.

Після всіх зазначених елементів потрібно буде скласти спеціальну таблицю. У ній перераховуються всі документи суворої звітності, які потрібно буде обов'язково списати.

Сама таблиця включає наступні розділи:

• бланк суворої звітності – номер, серія;
• причина списання;
• дата знищення.

Після таблиці обов'язково будуть проставлені підписи з розшифровкою. Потрібні підписи таких осіб:

• керівника підприємства;
• інших членів комісії (щонайменше 3).

У нижній частині акта, що розглядається, проставляється дата формування документа. Важливо пам'ятати, що вона не повинна бути раніше ніж закінчиться термін зберігання бланка суворої звітності.

Формування наказів

Перш ніж включити документ до спеціального акта, необхідно буде обов'язково проставити наказ.

Даний документ обов'язково включає наступні основні розділи:

Відображається склад комісії	Яка обов'язково повинна перевірити процес руху бланків суворої звітності
Встановлюється повний список документів	Який відноситься до бланків суворої звітності
Встановлюється перелік працівників	Які відповідальні за облік, а також безпеку, складання бланків
Визначається місце постійного зберігання бланків виду, що розглядається.	Наприклад, це може бути сейф бухгалтерії
Позначається особа, відповідальна за виконання всіх наказів	Складених щодо зберігання, списання та утилізації БСО

Бланки суворої звітності мають бути обов'язково пронумеровані. Існують певніші стандарти їх складання. Не можна друкувати їх на звичайному ПК.

Для складання даних документів потрібно використовувати:

• спеціальні засоби автоматизації;
• засоби друкарні.

У той же час акт списання та наказ складаються на персональному комп'ютері. Процедура складання наказу, на відміну акта, законодавством не регламентована. Тому формуватися може в довільному форматі.

Але є певні регламенти роботи з подібними документами. Необхідно відображати у них встановлені законодавством дані.

Зразок заповнення

Розглянутого типу документи мають велику кількість різних особливостей. По можливості, варто обов'язково з усіма ними ознайомитися.

Найпростіше заздалегідь придбати вірно складені зразки. Знайти їх можна на авторитетних ресурсах в Інтернеті.

Відображення проводки

При здійсненні різних операцій із БСО обов'язково необхідно відповідним чином відображати всі нюанси у бухгалтерській звітності.

В даний час практично всі установи фізичної культури та спорту використовують у своїй діяльності ті чи інші бланки суворої звітності (БСО). У статті розглянемо, як слід організувати облік і зберігання БСО в установах.

загальні положення

Бланки суворої звітності — різновид бланків (документів), які підлягають спеціальному обліку, кожен екземпляр яких повинен мати певний номер.

Спектр застосовуваних установами фізичної культури та спорту БСО різноманітний. Це бланки атестатів, дипломів, посвідчень, свідоцтв, квитанційні книжки, квитки на видовищні заходи, абонементи на відвідування спортивних споруд, трудові книжки та вкладиші до них та ін.

Конкретні види використовуваних установами фізичної культури та спорту БСО зрештою залежать від діяльності, при здійсненні якої вони повинні використовуватися.

При використанні БСО слід враховувати такий момент. У тому випадку, коли необхідну установу форму БСО вже затверджено держорганом, застосовувати її слід. Наприклад, установи, які здійснюють освітню діяльність, при видачі учням, студентам документа про освіту повинні використовувати форми бланків документів про освіту та (або) про кваліфікацію, затверджені:

— Наказом Міносвіти РФ від 27.08.2013 N 989 "Про затвердження зразків та описів атестатів про основну загальну та середню загальну освіту та додатків до них";

- Наказом Міносвіти РФ від 04.07.2013 N 531 "Про затвердження зразків та описів диплома про середню професійну освіту та додатки до нього";

- Наказом Міносвіти РФ від 01.10.2013 N 1100 "Про затвердження зразків та описів документів про вищу освіту та про кваліфікацію та додатків до них".

Під час проведення видовищних заходів слід використовувати зразок квитка, затверджений Наказом Мінфіну РФ від 25.02.2000 N 20н "Про затвердження бланків суворої звітності".

Заносити відомості про трудову діяльність працівника установ фізичної культури та спорту необхідно у трудову книжку. Її форма та форма вкладишів до неї затверджено Постановою Радміну СРСР та ВЦРПС від 06.09.1973 N 656.

Відповідно до п. 167 Інструкції N 157н готівкові кошти від фізичних осіб можуть прийматися за прибутковими касовими ордерами (ф. 0310001) та за квитанціями (ф. 0504510), форми яких затверджені Наказом Мінфіну РФ N 173н. При розрахунках з фізичними особами без застосування ККТ слід дотримуватись вимог Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток без застосування контрольно-касової техніки, затвердженого Постановою Уряду РФ від 06.05.2008 N 359 (далі — Положення N 359) . Квитанція, що видається, прирівнювана до касового чека, в обов'язковому порядку повинна містити такі реквізити (п. 3 Положення N 359):

- найменування документа, шестизначний номер та серію;

- Найменування та організаційно-правову форму установи;

— місце перебування постійно діючого виконавчого органу юридичної особи (у разі відсутності постійно діючого виконавчого органу юридичної особи — іншого органу чи особи, яка має право діяти від імені юридичної особи без довіреності);

- ІПН установи;

- вид послуги;

- Вартість послуги у грошовому вираженні;

- Розмір оплати, що здійснюється готівковими коштами;

— дату здійснення розрахунку та складання документа;

— посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції та правильність її оформлення, її особистий підпис, печатку установи;

— інші реквізити, що характеризують специфіку надання послуг і якими установа має право доповнити документ.

Однак при наданні послуг фізичної культури та спорту (при проведенні спортивно-видовищних заходів) у разі потреби з форми бланка документа можуть бути виключені такі реквізити, як розмір плати, що здійснюється готівкою та (або) з використанням платіжної картки, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції та правильність її оформлення, її особистий підпис, печатку установи (п. 6 Постанови N 359).

З пункту 4 Положення N 359 випливає, що бланки повинні виготовлятися друкарським способом, але можуть формуватися і з використанням автоматизованих систем. При цьому згідно з п. 11 Положення N 359 для одночасного заповнення бланка документа та випуску документа має забезпечуватись виконання таких вимог:

- автоматизована система має захист від несанкціонованого доступу, ідентифікує, фіксує та зберігає всі операції з бланком документа протягом не менше п'яти років;

— під час заповнення бланка документа та випуску документа автоматизованою системою зберігаються унікальний номер та серія його бланка.

На думку фінансового відомства, використання виготовлення бланка звичайного персонального комп'ютера неприпустимо (листи Мінфіну РФ від 03.02.2009 N 03-01-15/1-43, від 07.11.2008 N 03-01-15/11-353).

Якщо затвердженої держорганом форми немає, її можна розробити самостійно (Інформаційний лист Мінфіну РФ від 22.08.2008).

Забезпечення установ БСО

Установи фізичної культури та спорту мають забезпечувати себе необхідними їм БСО самостійно.

Наприклад, Федеральний закон від 29.12.2012 N 273-ФЗ "Про освіту в Російській Федерації" не містить норм, що наділяють органи виконавчої влади повноваженнями щодо організації забезпечення освітніх організацій бланками.

У Листі Міносвіти РФ від 02.09.2013 N АК-1879/06 зазначено, що підприємства — виробники бланків документів обираються освітніми установами самостійно. Відомості про підприємства-виробники захищеної поліграфічної продукції знаходяться на сайті ФНП (www.nalog.ru) у розділі "Ліцензії, дозволи, реєстри" за адресою: http://nalog. ru/gosreg_vd/licensing_poligraf/.

Казенні та бюджетні установи закуповують БСО відповідно до вимог Федерального закону від 05.04.2013 N 44-ФЗ "Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб" (Лист Мінобрнауки РФ від 11.11.2013 N НТ- 1106/08 "Про придбання (виготовлення) бланків документів про освіту"), автономні установи - відповідно до вимог Федерального закону від 18.07.2011 N 223-ФЗ "Про закупівлю товарів, робіт, послуг окремими видами юридичних осіб".

Організація обліку БСО

При прийманні. Приймання виготовлених організацією (з якою укладено контракт (договір)) БСО має проводитись на підставі супровідних документів.

Відповідно до п. 15 Положення N 359 БСО мають бути прийняті матеріально відповідальним за їх збереження працівником у присутності комісії, призначеної керівником установи. Приймання слід проводити в день надходження бланків документів. При прийманні перевіряється відповідність фактичної кількості, серій та номерів бланків документів даним, зазначеним у супровідних документах (накладних, квитанціях тощо), та складається акт приймання бланків суворої звітності. Оскільки форму цього акта Наказом N 173н не затверджено, акт приймання бланків суворої звітності установі слід розробити самостійно, а керівник установи має затвердити названий акт.

На підставі Вказівок N 65н договори на придбання та виготовлення БСО оплачуються за статтею 226 "Інші роботи, послуги" КОСГУ.

У бухгалтерському обліку заборгованість перед постачальником БСО слід відобразити таким записом:

Пункт 102 Інструкції N 162н	Пункт 128 Інструкції N 174н	Пункт 138 Інструкції N 183н
0 401 20 226 0 109 хх 226
Інструкція із застосування Плану рахунків бюджетного обліку, затверджена Наказом Мінфіну РФ від 06.12.2010 N 162н. Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затверджена Наказом Мінфіну РФ від 16.12.2010 N 174н. Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку автономних установ, затверджена Наказом Мінфіну РФ від 23.12.2010 N 183н.

Одночасно слід сформувати запис на позабалансовому рахунку 03 "Бланки суворої звітності".

При видачі. Облік БСО слід вести в розрізі осіб, відповідальних за їх зберігання та (або) видачу, місць зберігання. У зв'язку з цим до позабалансового рахунку 03 можуть бути відкриті додаткові рахунки, наприклад:

- 03/1 "Бланки суворої звітності на складі";

- 03/2 "Бланки суворої звітності у підзвіті".

Відповідно до п. 337 Інструкції N 157н переміщення БСО всередині установи відображається в обліку на підставі вимоги-накладної (ф. 0315006) шляхом зміни відповідальної особи та (або) місця зберігання. У бухгалтерському обліку цю операцію слід відобразити так:

БСО враховуються в умовній оцінці один бланк - один карбованець або за вартістю придбання бланків. Вибраний спосіб закріплюється в обліковій політиці установи.

Матеріально відповідальна за облік та зберігання БСО особа повинна вести їх облік у книзі обліку бланків суворої звітності (ф. 0504045) за їх найменуванням, серіями та номерами. Листи у названій книзі повинні бути пронумеровані, прошнуровані та підписані керівником та головним бухгалтером (бухгалтером) установи, а також скріплені печаткою (штампом) (п. 13 Положення N 359).

Зіпсований чи неправильно заповнений БСО перекреслюється і додається до книги обліку бланків документів за той день, в якому він заповнювався, але записи в цій книзі щодо нього робити не потрібно.

Під час вибуття. Відповідно до п. 337 Інструкції N 157н вибулі БСО при їх оформленні (видачі), передачі іншій юридичній особі, відповідальній за їх оформлення (видачу), а також у зв'язку з виявленням псування, розкрадання, недостачі, прийняття рішення про їх списання (знищення) необхідно списувати на підставі акта про списання бланків суворої звітності (ф. 0504816) за вартістю, за якою бланки суворої звітності раніше були прийняті до обліку. Актом про списання бланків суворої звітності (ф. 0504816) оформлюють списання зіпсованих БСО.

В акті має бути наведений склад комісії зі списання, зазначена дата та номер документа, яким дана комісія була призначена, прописаний період, за який провадиться списання. БСО, що списуються, перераховуються з проставленням їх номерів, серії та поясненням причин списання. Акт має бути підписаний членами комісії та затверджений керівником освітньої установи.

У бухгалтерському обліку списання БСО із підзвіту у матеріально-відповідальних осіб слід відобразити записом за кредитом позабалансового рахунку 03 "Бланки суворої звітності".

При списанні БСО, оформлених відповідним чином та виданих учням, студентам після завершення процесу освіти про здобуття ними певного рівня освіти, враховуються дані спеціальних книг реєстрації виданих документів про освіту.

При знищенні. Знищення зіпсованого БСО слід проводити шляхом:

- Спалювання. У цьому випадку підставою для спалювання БСО буде складений та підписаний членами комісії та затверджений керівником установи акт знищення;

- Вирізання його номера та приклеювання даного номера до акта на списання. При цьому останній буде одночасно актом на знищення бланків суворої звітності.

Зверніть увагу! Бланки документів слід зберігати у металевих шафах, сейфах та (або) спеціально обладнаних приміщеннях в умовах, що виключають їх псування та розкрадання. Після закінчення робочого дня місце зберігання бланків документів опечатується або опломбується (п. 16 Положення N 359).

Розглянемо на прикладі порядок відображення операцій з придбання, вибуття та списання БСО.

Для проведення спортивно-видовищних заходів бюджетна установа фізичної культури та спорту уклала договір зі спеціалізованою організацією на постачання:

- Бланків квитків у кількості 10 000 шт. у сумі 15 000 крб.;

бланків абонементів у кількості 100 шт. у сумі 200 крб.

Установа за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід, здійснило передоплату в розмірі 30% = 4 560 руб. ((15 000 + 200) руб. х 30%). Особовий рахунок установи відкрито в ОФК. Остаточний розрахунок здійснено за фактом постачання квитків та абонементів. Квитки та абонементи у присутності комісії були прийняті на зберігання матеріально-відповідальною особою шляхом полистого перерахунку.

Витрати придбання бланків квитків і абонементів ставляться на прямі витрати.

Касиру для реалізації було видано 2 000 квитків на відвідування спортивно-видовищного заходу (з них було реалізовано 1 800 квитків) та 30 абонементів на відвідування фізичними особами басейну (з них було реалізовано 24, зіпсовано 1 бланк абонементу).

Відповідно до встановленої в установі облікової політики квитки та абонементи враховуються на позабалансовому рахунку за вартістю один бланк – один карбованець.

Наприкінці місяця складено акт на списання зіпсованого бланка абонементу та здійснено його знищення.

У бухгалтерському обліку ці операції слід відобразити так:

			сума, руб.
Здійснено передплату за поставку бланків квитків та абонементів
Відображено заборгованість установи перед постачальником за виготовлені квитки та абонементи.
Одночасно
Зараховано перераховану раніше передоплату
Здійснено остаточний розрахунок із постачальником за поставлені бланки (15200 - 4560) руб.
Передано квитки та абонементи касиру на реалізацію ((2 000 + 30) шт. х 1 руб.)		Забалансовий рахунок 03/1 (МОЛ складу)
Списано реалізовані квитки І абонементи ((1800 + 24) шт. х 1 руб.)		Забалансовий рахунок 03/2 (касир)
Відображено списання зіпсованого бланка абонементу на підставі затвердженого акту		Забалансовий рахунок 03/2 (касир)

Організація контролю за безпекою БСО

Організувати контроль за безпекою БСО можна шляхом проведення інвентаризації та контрольних перевірок.

За допомогою проведеної відповідно до Методичних вказівок щодо інвентаризації майна та фінансових зобов'язань, затвердженими Наказом Мінфіну РФ від 13.06.1995 N 49, інвентаризації повинні здійснюватися підрахунок фактичної наявності БСО та звіряння їх залишків з даними книги обліку бланків суворої звітності та бухгалтерського обліку. Необхідно перевірити та порядок ведення книги обліку бланків: повноту її заповнення, відповідність даних первинним документам та наявність залишків невикористаних та зіпсованих бланків.

Призначена керівником установи комісія проводить інвентаризацію БСО за видами бланків з урахуванням початкових та кінцевих номерів, а також за кожним їх місцем зберігання та матеріально відповідальними особами. При цьому комісія оформлює інвентаризаційний опис (змінну відомість) бланків суворої звітності та грошових документів (ф. 0504086).

Усі інвентаризаційні описи підписують голова та всі члени інвентаризаційної комісії установи.

Відповідність фактичних даних та даних бухгалтерського обліку може бути перевірена і в ході контрольних перевірок, що проводяться за рішенням керівництва. Для цієї мети наказом про облікову політику на поточний рік керівник установи повинен затвердити графік внутрішніх перевірок.

Відповідно до цього графіка призначена керівником комісія має проводити перевірку ведення обліку та дотримання умов зберігання бланків суворої звітності у матеріально відповідальних осіб. Виявлені в ході контрольних перевірок порушення відображаються в акті для вжиття оперативних заходів щодо їх усунення.

* * *

Підіб'ємо підсумок вищесказаному. Установи фізичної культури та спорту мають забезпечувати себе необхідними БСО. Виготовлені самостійно чи друкарським способом бланки повинні мати обов'язкові реквізити. При використанні БСО у діяльності установи потрібно дотримуватись вимог до їх обліку, зберігання та контролю.

Використовуємо бланки суворої звітності. Як організувати облік?

Зі «суворими» документами, які є альтернативою касових чеків, стикаються багато суб'єктів господарювання, які працюють з населенням у сфері послуг без використання контрольно-касової техніки. Як правильно їх використовувати у наших статтях говорилося неодноразово. Тут поговоримо детальніше про те, куди подіти зіпсовані бланки суворої звітності, як провести процедуру знищення та скласти відповідний акт, що робити з некомплектними документами. Ця інформація допоможе розібратися у всіх нюансах, що стосуються того, як правильно здійснити списання БСО.

Про те, що необхідно здійснювати списання бланків суворої звітності, знають усі. У той самий час його порядок чітко не регламентовано, а точніше здійснення цієї процедури детально не описано. У п. 19 Положення № 359 чітко сказано лише про знищення бланків суворої звітності на підставі акта та вказано строк, не менше 5 років, протягом якого копії (другі екземпляри) та коріння повинні зберігатися у систематизованому вигляді у спеціально опечатаних мішках. Там же є чітка вказівка ​​на те, що знищення копій та корінців слід проводити після закінчення місячного строку з моменту проведення останньої інвентаризації.

Знищення відображається в акті, який складається спеціально створеною на підставі наказу керівника чи індивідуального підприємця комісією. Уніфікованої форми такого акта немає, її можна скласти самостійно чи скористатися запропонованими формами. У такому порядку знищуються некомплектні або зіпсовані бланки суворої звітності. Знайти зразок зазначеного акта можна у BLANKSOMAT. Тут же представлені зразки наказів, що стосуються роботи з БСО, інвентаризаційні описи, договори матеріальної відповідальності та інша супутня документація.

Списання чи знищення бланків суворої звітності: чи є різниця

Той факт, що порядок проведення списання законодавчо чітко не обумовлено, зовсім не означає, що цю процедуру робити не доведеться. Цілком логічно, що перш ніж знищити важливі ділові папери, слід списати їх із матеріально відповідальної особи та відобразити все це в обліку. Таким чином, саме собою списання бланків суворої звітності фактично має місце. Крім того, існує низка обставин, за яких необхідно саме списувати ті чи інші товарно-матеріальні цінності чи ділові папери, перш ніж проводити їхнє знищення.

У Положенні сказано, що керівник організації або індивідуальний підприємець повинен створити умови, що забезпечують безпеку, а також своєчасний та повний облік БСО. Цілком природно, що в офісі є відповідним чином обладнане місце зберігання (п.16 Положення № 359) та з усіма працівниками, які мають відношення до надання послуг фізичним особам та проведенню з ними готівкових розрахунків або з розрахунків з використанням пластикових карток, укладено договори про матеріальну відповідальності. Природно так, що працівники обізнані про порядок проведення розрахунків та послідовності дій під час роботи з клієнтами (п.20 Положення).

У той самий час це виключає те, що з виявленні недостачі необхідно провести розслідування і наскільки можна виявити її причини. За результатами розслідування керівником чи індивідуальним підприємцем приймається рішення про подальші дії, проводиться низка заходів, спрямованих на покращення організації роботи загалом.

Якщо недостача носить кримінальний характер (умисне псування, розкрадання, чи інші зловживання) необхідно крім проведення інвентаризації виявляти винних. Якщо друкована продукція втрачена з інших причин, то все одно необхідно встановити винного (якщо вона є) або докладно описати ситуацію (пожежа, потоп чи інша надзвичайна подія), а може навіть додати довідку з відповідних інстанцій. Якою б не була ситуація, внаслідок якої утворилася недостача необхідно буде скласти акт списання бланків суворої звітності, із зазначенням видів та номерів відсутніх номерних паперів та причини недостачі. Крім того, обов'язково слід обговорити за рахунок яких коштів вона покриватиметься. Як провести інвентаризацію БСО раніше вже було описано, а скласти акт списання бланків суворої звітності можна за допомогою BLANKSOMAT.

Що робити з зіпсованими бсо

При заповненні номерних паперів, які є підтвердженням факту надання послуг фізичним особам та видатних їм замість касових чеків, матеріально відповідальним співробітникам потрібно бути гранично уважними, інакше доведеться пояснювати керівництво з приводу того, звідки взялися зіпсовані екземпляри. Завжди пам'ятайте, що виправлення при їх заповненні неприпустимі. У жодному разі не можна самостійно проводити та їх знищення. Номерні папери не можна просто викинути, їх слід перекреслити, а наприкінці робочого дня здати разом із копіями та корінцями документів, що відображають суму денної виручки за надані населенню послуги та самою виручкою. До речі, навіть гранично уважним і акуратним можна опинитися в ситуації, коли номерні папери будуть зіпсовані. Це може статися у випадку, коли клієнт відмовляється від оплати послуг. Не забувайте, що зіпсований номерний документ слід здавати відповідальному працівникові в повній комплектності (два екземпляри або корінець та відривна частина з ідентичними серією та номером). Зіпсовані або неправильно заповнені екземпляри прикріплюються до Книги обліку БСО. У разі використання автоматизованої системи необхідно навпроти даних про зіпсоване бланк поставити позначку про його анулювання. Якщо документ було виведено на друк, необхідно передати його на зберігання відповідальному працівникові, оскільки знищення його можна здійснити в законодавчо встановлені терміни, після того, як буде проведено інвентаризацію та списання БСО.

Це важливо! Вирішивши придбати готову друковану продукцію в друкарні або через магазин канцелярського приладдя, особливу увагу слід звернути на наявність обов'язкових реквізитів, які прописані у п.3 Положення № 359. Крім того, обов'язково в такому документі мають бути відомості про виробника (п. 4 Положення), а серія та номер мають бути заповнені друкарським способом (п.8 Положення).

При роботі з фізичними особами у сфері надання послуг не слід нехтувати періодичними перевірками та інвентаризаціями. При цьому обов'язково потрібно фіксувати результати їх проведення документально. Це допоможе уникнути проблем та непотрібних розглядів із представниками контролюючих органів. При добре поставленому обліку відразу видно, де знаходиться той чи інший номерний документ. Попросту можна відстежити, які з них використані, які зіпсовані, а які відсутні, оскільки терміни їх обов'язкового зберігання закінчилися, і була проведена процедура знищення відповідно до встановлених законодавчо норм.

Документація, на підставі аналізу якої можна простежити рух БСО та обґрунтувати причину їх відсутності або чітко вказати місцезнаходження, може бути різною. Серед них: другі екземпляри заповнених документів або їх коріння, інформація з автоматизованої системи, акт приймання-передачі, Книга обліку БСО, акт списання бланків суворої звітності.

Більше відомостей на цю тему ви можете дізнатись зі статті «БСО у дії: використання, зберігання, списання».

ТОВ "Ведмедик клишоногий" ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ТОВ "Ведмедик клишоногий" підпис Львів Л.Б. 02 серпня 2013 р.

02 серпня 2013 р.

Місце складання акту м. Москва, ветлікарня "Північна"

Матеріально відповідальна особа адміністратор Нілова О.Р.

На підставі наказу по ТОВ "Ведмедик клишоногий" N 145 від 02 серпня 2013 р. комісія у складі:

голови комісії комерційного директора Іванова П.Т.

членів комісії: секретаря Кулієвої Н.Т.

бухгалтера Ломової А.П.

склала цей акт про те, що відповідно до п. 19 Положення про здійснення готівкових грошових розрахунків та (або) розрахунків з використанням платіжних карток без застосування контрольно-касової техніки, затв. Постановою Уряду РФ від 06.05.2008 N 359, за період з "01" липня 2008 р. до "31" липня 2008 р. підлягають знищенню такі бланки суворої звітності:

N Найменування бланків суворої звітності серія номер Одиниця виміру Кількість Умовна оцінка 1 од., руб. Загальна вартість, руб. Причина списання

0054321 шт. 1 1 1

Зіпсований при виписці

Квитанція на оплату ветеринарних послуг

0055991-0055995 шт. 5 1 5

Залиті чорнилом

Разом х х х 6 х 6 х

Усього бланків суворої звітності у кількості Шість штук загальною вартістю за умовною оцінкою Шість руб.

Усі перелічені у цьому акті бланки суворої звітності знищені 02 серпня 2013 р. у присутності комісії шляхом спалювання.

Голова комісії: Комерційний директор підпису Іванов П.Т. Члени комісії: Секретар підпису Кулєєва Н.Т. Бухгалтер підпис Ломова А.П. Матеріально відповідальна особа Адміністратор підпис Нілова О.Р.

Подібні документи

22.08.2019

Списання бланків суворої звітності () є важливим напрямом їх застосування та обліку у суб'єкта господарювання. Для БСО на паперових носіях дана процедура регламентується урядовою постановою, зареєстрованою 06.05.2008 р. за номером 359.

Цим нормативним актом встановлюється конкретний порядок, відповідно до якого уніфіковані бланки, що належать до документів суворої звітності, офіційно знімаються з обліку та згодом ліквідуються (знищуються).

Відомості про БСО, використання, списання та знищення яких здійснюються на конкретному підприємстві, відображаються суб'єктом господарювання у спеціальному .

Крім того, з 30.03.2015 особливим Наказом Мінфіну РФ, зареєстрованим під номером 52Н, запроваджується нормативна вимога щодо застосування так званого Акту на списання документів суворої звітності, обов'язкова форма якого затверджується для бюджетних організацій.

Важливі особливості виконання та оформлення процедури зняття з обліку слід розглянути детальніше.

Причини

Списання БСО, що здійснюється суб'єктом господарювання, регламентується загальнообов'язковими нормами чинного законодавства. Ця обставина викликана необхідністю суворого обліку розрахункових документів, віднесених до категорії БСО.

Так, наприклад, щоб зняти дані документи з обліку, керівництва підприємства чи індивідуального підприємця потрібні вагомі підстави.

Списання бланків розрахункових документів, що підлягають у господарюючого суб'єкта суворого обліку, може здійснюватися з таких основних причин:

• завершення регламентованого, офіційно встановленого для використаних бланків та розрахункових документів, зіпсованих при заповненні -;
• інші підстави, виникнення та констатація яких зумовлюють необхідність списання документальних бланків з обліку (втрата, псування, розкрадання).

Використані БСО – їх коріння або копії документів, виданих клієнтам, – підлягають зберіганню у суб'єкта господарювання протягом п'ятирічного періоду, що відраховується з моменту закінчення того року, в якому відповідний бланк заповнювався.

Наприклад, якщо розрахунковий документ, який підлягає суворому обліку, виписувався продавцем 05 січня 2015 року, його ліквідація допускається лише після 31 грудня 2020 року.

Ліквідаційна процедура в цьому випадку передбачає проведення спеціальної ревізії БСО, через місяць після якої списані бланки можуть знищуватись.

Форми розрахункових документів, зіпсовані під час заповнення, списуються та ліквідуються аналогічним чином.

Інші підстави (втрата, псування, розкрадання) відносяться до подій надзвичайного характеру.

Виявлення та офіційна констатація таких обставин здійснюються зазвичай за допомогою планової/позапланової.

Комісія, яка створюється керівництвом суб'єкта господарювання і проводить подібну ревізію, повинна вжити таких дій:

• встановити та підтвердити факт втрати бланків;
• визначити можливу причину виявленої недостачі - відсутності бланків, що числяться за даними обліку;
• оцінити ступінь вини суб'єкта, що відповідає за безпеку та цілісність документальних форм, що перевіряються на підприємстві;
• зафіксувати підсумки проведеної ревізії у необхідній документації (інвентаризаційний опис, порівнювальна відомість, акт інвентаризації).

Документальні підстави

Списати бланки суворої звітності з тих чи інших причин у суб'єкта господарювання можна на підставі певної документації, що підлягає оформленню.

За яким документом списувати бланки суворої звітності:

Як списати втрачені БСО?

Співробітник господарюючого суб'єкта, який відповідає за безпеку та цілісність БСО, є матеріально відповідальною особою (МОЛ). Відповідний договір укладається між керівництвом організації та МОЛ.

Як правило, цією угодою передбачаються регламент обліку втрачених (загублених) бланків, а також відповідальність співробітника (МОЛ) за втрату документів, що підлягають суворому обліку.

Суб'єктами господарювання застосовується наступний порядок, відповідно до якого можна списати загублені бланки, що стосуються документів суворої звітності:

• Співробітник (МОЛ) складає спеціальний звіт про наявність чи втрату довірених йому бланків.
• Складається інвентаризаційний акт про інвентаризацію бланків суворої звітності, що передається безпосередньо до бухгалтерського відділу. У цьому документі відображаються відомості про виявлену нестачу, що є підставою для належного списання вартості втрачених (втрачених) бланків по регістрам бухобліку.
• Керівництво оформляє особливий наказ, що наказує та регламентує відшкодування співробітником (МОЛ) шкоди, заподіяної втратою БСО.
• Проведене списання має ґрунтуватися на документах, що підтверджують дії керівництва, спрямовані на з'ясування обставин та причин допущеної втрати. Наприклад, слід документально підтвердити, що проводилися внутрішні розслідування.

Порядок дій для зіпсованих БСО

Розрахункові документи, що підлягають суворому обліку, списуються суб'єктом господарювання в наступному порядку:

Як оформити наказ?

Наказ на списання, що затверджується керівництвом суб'єкта господарювання, є одним із документів, що регламентують процедуру зняття з обліку бланків суворої звітності.

Цей розпорядчий акт повинен містити такі відомості:

• Рішення керівництва щодо створення особливої ​​комісії. Призначається склад комісії, визначаються її завдання та повноваження, встановлюються строки діяльності.
• Перелік документальних підстав щодо проведення процедури. Як варіант може вказуватися інвентаризаційна документація, складена за фактом ревізії документів суворої звітності.
• Визначення контрольних повноважень. Вони можуть покладатися на головбуха або керівника суб'єкта господарювання.

Зразок акту

- Офіційний документ, оформлення якого є необхідним при знятті БСО з обліку. Бюджетні установи, як відомо, використовують уніфікований зразок, регламентований діючими нормами.

Суб'єкти господарювання, що не належать до бюджетних установ, мають право користуватися рекомендованим шаблоном або, як варіант, розробляти власні форми такого акта.

Акт повинен обов'язково містити такі відомості:

• назва господарюючого суб'єкта та його основні реквізити;
• інформація про МОЛ (вказуються його посада, ПІБ);
• відомості про комісію (наводиться її склад та регламентуючий наказ);
• список конкретних документів, що підлягають списанню та подальшому знищенню;
• дата оформлення складеного акта.

Акт підписується всіма суб'єктами, які беруть участь у процедурі списання. У таблиці акта наводяться дані про серії/номери бланків, а також причини списання, що проводиться. Визначається термін знищення документальних форм.

Так виглядає зразок:

Висновки

Списання БСО здійснюється господарюючим суб'єктом у суворій відповідності до затверджених регламентів. Зняття таких бланків з обліку може здійснюватися з різних причин.

Підставою для списання може бути як завершення терміну обов'язкового зберігання, і обставини надзвичайного характеру.

Важлива роль цьому випадку приділяється правильному оформленню всіх необхідних документів, а також неухильному дотриманню передбаченого порядку.

Керівництво господарюючого суб'єкта відповідає за коректність та законність проведення всіх необхідних процедур.