Важливим інструментом у вирішенні будь-яких повсякденних завдань є грамотне керування часом, іншими словами – тайм-менеджмент. Важливим пунктом у системі планування є контролю над раціональним використанням робочого дня. Це дає можливість виявляти резерви для подальшого вдосконалення своєї роботи та раціонального використання робочого часу.

Нижче – десять «золотих» правил, виконання яких допоможе досягти кращої організації роботи та успішного планування свого часу.

1. Формуйте робочі блоки, до яких ви включатимете виконання великих чи подібних за характером завдань.

Тому, хто постійно перериває свою роботу або комусь заважають сторонні, для виконання завдання потрібно значно більше часу, ніж тому, що зосередився виключно на виконанні роботи такого ж обсягу. Перерви вимагають додаткових витрат часу та зусиль для чергового «розбігу» та «занурення» у роботу. Якщо об'єднати виконання кількох невеликих за обсягом, але подібних за характером робіт (наприклад, телефонні розмови, відповіді на листи кореспондентів, обговорення службових питань із співробітниками) у робочі блоки, то економія часу буде очевидною.

2. Навмисно усамітнюйтеся.

Для виконання надзвичайно важливих завдань необхідно мати можливість працювати спокійно, без перешкод ззовні. Крім того, все одно неможливо влаштувати так, щоб вас завжди могли застати телефоном, адже час від часу доводиться виїжджати до клієнтів, на переговори тощо. Отже, необхідно встановити особистий неприйнятний годинник. Для цього слід переключити телефон у режим автовідповідача. Тільки в цьому випадку у вашому робочому розкладі з'явиться проміжок часу, коли ви зможете, максимально зосередившись, досягти найвищої продуктивності праці та результативності. На телефонні дзвінки, що надійшли в цей період, можна буде відповісти пізніше.

3. Визначайте необхідні витрати часу для виконання певних завдань.

Тривалість виконання тієї чи іншої роботи зазвичай залежить від часу, що є в розпорядженні. Чи не кожна ділова людина скаржиться на надто затяжні та малорезультативні переговори. Обговорювати слід все, що потрібно, але не більше години. Цього часу цілком має вистачити для того, щоб вислухати всі точки зору та ухвалити основні рішення. Деколи ділові зустрічі перетворюються на марну «говориню». Найчастіше їх призначають на 10 годину ранку, і переговори тривають до обіду. Тим часом, якщо зустріч призначатиме на 11 годину ранку, то вона також неодмінно закінчиться до обіду, причому, можливо, з найкращим результатом. Тому слід встановлювати жорсткі часові рамки під час переговорів, нарад тощо. Час - гроші, і якщо останні постійно рахують, то витрати часу, зрештою теж мають своє грошове вираження, враховують вкрай рідко.

4. Дотримуйтесь принципу встановлення пріоритетів під час виконання всіх видів робіт.

Ніхто не в змозі впоратися з усіма справами, які потрібно чи хотілося б зробити. Широко поширеним явищем і проблемою є прагнення зробити одразу дуже багато справ. Однак на добу лише 24 години. Щоб якось розтягнути свій робочий день, дехто прихоплює ще й частину ночі. Не забувайте, що стрес виникає не від того, що ми зробили, а від того, що ми не встигли зробити. Нас пригнічує свідомість того, що ми не встигли закінчити роботу. Єдина можливість впоратися з потоком завдань - це чітко і однозначно встановити для них пріоритети, орієнтуючись на досягнення власних цілей та виконання справді важливих справ. Завдяки цьому можна найкраще використовувати кожен день, годину і хвилину. Насамперед доцільно братися за ту справу, якій відводиться пріоритет №1.

5. По можливості виконуйте лише справді важливі справи (Принцип Парето).

Вільфредо Парето у ХІХ ст. виявив, що лише невелика частина результату будь-якої діяльності є справжньою цінністю. 80% успіху фірми досягається завдяки 20% клієнтів, лише 20% тексту статті чи листи міститься 80% всієї інформації. Якщо ми під час читання, на нарадах, під час занесення даних у комп'ютер тощо. обмежимося тим, що є справді важливим, то, використавши лише 20% свого робочого часу, ми отримаємо 80% результату. Головна труднощі у тому, щоб виявити ті 20%, яких залежить успіх справи.

6. Використовуйте делегування як послугу, що оплачується.

Жодна людина, яка дорожчає своїм часом, не повинна робити все сама. Ті завдання, виконання яких могли б узяти на себе інші, неодмінно мають виконувати саме вони. Оскільки делегування повноважень тягне за собою значну економію часу, вигідніше і найдешевше тривалий час користуватися платними послугами поза своєю фірмою, вдаючись до допомоги різних агентств, консультаційних фірм та організацій, що надають різні послуги.

7. Великі завдання виконуйте невеликими частинами (тактика нарізання салямі).

Ще Альберт Ейнштейн зауважив, що більшості людей подобається рубати дрова тому, що при цьому за дією відразу слідує результат. Саме через те, що результат віддалений за часом, людям властиво «ухиляти» від великих і непростих завдань або зволікати з їх виконанням, інакше кажучи, відкладати їх «у довгий ящик». Навіть сильно зголоднівши, людина не в змозі з'їсти відразу цілого бика, вона може щодня з'їдати приблизно два біфштекси. Цілі та проекти також слід ділити на невеликі порції та виконувати їх протягом досить тривалого часу, щодня відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які стимулюватимуть виконання завдань, що залишилися.

8. Встановлюйте для себе терміни виконання найважливіших справ.

У благих намірах, як правило, браку немає, зазвичай не вистачає часу, щоб виконати задумане. Причина проста: тільки зберешся взятися за намічене, як треба перерватися на зустріч, затягуються переговори, виникають непередбачувані обставини чи просто відволікають дрібні справи, і тоді доводиться відмовлятися від задуманого. Якщо заздалегідь, наприклад, на початку місяця, у робочому календарі зарезервувати певні тимчасові блоки для виконання своїх починань і сприймати їх як заздалегідь заплановані ділові зустрічі або наради, це психологічно налаштує вас на обов'язковість їх виконання.

9. Головні завдання виконуйте рано-вранці (відчуття успіху).

«Ранкова година дарує золотом нас». Хто не переживав такого: вже на початку дня всі плани порушуються через непередбачені обставини: нагромадження незапланованих розмов, телефонних дзвінків тощо. перекреслює всі найкращі задуми? Однак те, що виконано наперед, створює відчуття успіху; результат ранньої роботи ніхто вже не зможе відібрати або зіпсувати. Секрет успіху полягає в тому, що ділові люди ще рано вранці вдома або на робочому місці безпосередньо перед початком робочого дня встигають виконати ту чи іншу важливу для них справу або принаймні почати її. Подібне вирішальне випередження у будь-якому разі окупається.

10. Свідомо враховуйте у робочих планах коливання рівня працездатності.

Більшість із нас на собі відчуває, що продуктивність праці протягом дня змінюється. Відбувається це незалежно від того, чи є людина «жайворонком» чи «совою». У кожному разі слід планувати виконання найважливіших робіт на періоди підвищення працездатності. У цей час людина почувається повною силою і встигає зробити значно більше і з кращим результатом, ніж у період спаду працездатності. Роботи рутинного характеру, які мають великого значення, слід виконувати у пообідній час. При плануванні справ у день слід пам'ятати, що найважливіші справи виконуються на початку робочого дня.

"Хто володіє часом, той володіє всім" - кажуть французи. І справді, той, хто ефективно розпоряджається власним часом, завжди встигає зробити набагато більше справ, ніж його неквапливий товариш.

У цій статті ми постаралися зібрати для вас десять корисних порад та правил, які допоможуть вам на практиці ефективніше керувати своїм часом. Прочитавши і застосувавши хоча б деякі з них, ви вже незабаром помітите реальні зміни!

1. Розставляйте пріоритети

Завжди та скрізь розставляйте пріоритети. Візьміть за правило розмежовувати важливе та неважливе та ранжувати терміни виконання справ відповідно до їхніх пріоритетів. Ви можете малювати найпростішу матрицю та розподіляти справи за термінами та іншими ключовими для вас пріоритетами. Дуже корисно виділити ТОП-5 справ на тиждень та робити по одному на день.

2. Заберіть зайве

3. Прислухайтеся до порад професіоналів

4. Плануйте

Записуйте усі важливі справи. Розбивайте складні завдання на дрібніші. Регулярно переглядайте свої плани. План допоможе вам не забути про найважливіше і досягти найамбіційніших цілей.

5. Важкі завдання завжди вирішуйте першими

Важко часто означає неприємно. Якщо ви відкладаєте таку справу, вона тиснутиме на вас і псуватиме вам гарний робочий настрій. Тому постарайтеся вирішити його на початку вашого дня і тим самим розвантажте свою нервову систему.

6. Вчіться говорити «ні»

Якщо ви постійно щось не встигаєте - значить занадто багато плануєте. Погодьтеся, набагато правильніше не пообіцяти щось і зробити це, ніж пообіцяти і зробити.

7. Забирайтеся навколо

Не працюйте за брудним та неприбраним столом. Дрібне сміття та непотрібні предмети завжди відволікають.

8. Відпочивайте. Так-так, робіть перерви!

Не заганяйте себе та свій організм у режим роботи нон-стоп. Відпочивайте, влаштовуйте перерви. Наприклад, година роботи – 15 хвилин відпочинку. Це допомагає відволіктися, остудити голову. Відпочинок завжди корисний для організму!

Постарайтеся прислухатися до себе і зрозуміти, на який годинник у вас припадає пік активності. Саме в цей час і потрібно робити найбільш важливі справи, що вимагають великих витрат. Не бійтеся піддатися лінощі або не встигнути щось зробити. Тихіше їдеш – далі будеш – це також принцип ефективного тайм-менеджменту!

9. Рефлексуйте

Намагайтеся наприкінці кожного дня подумати про те, що ви зробили за день, що вдалося, а що ні. Зрозуміти причини, подумати над їх розв'язанням. Здатність до рефлексії – це важливий ключик для покращення свого робочого дня!

10. Використовуйте правильні інструменти – автоматизуйте роботу!

Вчитеся користуватися браузерними закладками та іншими інструментами, що пропонуються – вони дійсно прискорюють роботу. Використовуйте зручні поштові клієнти. Користуйтеся онлайн-сервісами управління проектами та роботою. Все це лише полегшить вам життя та звільнить час, який завжди можна провести з користю!

Для роботи з вашим графіком та завданнями є чудові онлайн-інструменти – планувальники. Разом із колегами ви можете використовувати один із таких сервісів. Ви зможете ставити та призначати завдання, відстежувати терміни їх виконання, спілкуватися та обмінюватися необхідними документами, контактувати з підрядниками. І найголовніше, робити це у єдиному робочому просторі.

Викладені принципи ви можете спробувати втілити в життя за допомогою TeamBridge. Це дуже проста та зручна система для спільної роботи, яка допомагає оперативно керувати проектами та компанією в режимі онлайн. З нею контролювати час стане простіше, з'явиться можливість детально відстежувати ефективність роботи та позбутися дублювання та неточностей у постановці завдань.

Не потрібно витрачати час на налаштування та інтеграцію системи – сервіс готовий до роботи з перших хвилин реєстрації. Розібратися в системі просто, додатково в цьому допоможуть підказки, для бажаючих є онлайн-навчання.

На відміну від багатьох інших систем, TeamBridgeпропонує безкоштовний тариф із необмеженим робочим функціоналом.

Партнерський матеріал

Було б чудово завжди тримати під рукою універсальну збірку-помічник з організації часу. Ми підготували універсальний список з 25 технік тайм-менеджменту, розділених на категорії з визначення пріоритету, планування та організації процесу роботи та відпочинку.

Розміщення пріоритетів

1. Аналіз ABC

Ця техніка заснована на вираженні у відсотках найбільш важливих та найменш важливих справ. Всі завдання розподіляються на три класи залежно від їх важливості:

А. Найбільш важливі справи, які становлять 15% від загальної кількості справ та їхній внесок до досягнення цілей становить 65%.

В. Важливі завдання – 20% від загальної їх кількості, значущість для досягнення мети дорівнює 20%.

С. Менш важливі завдання дорівнюють 65% їх загальної кількості, які значимість – 15%.

Для використання ABC-аналізу необхідно зробити такі:

• скласти список усіх майбутніх завдань;
• розділити їх за важливістю та встановити черговість;
• оцінити завдання відповідно за категоріями A, B та C;

2. Матриця Ейзенхауера.

Завдання поділяються на групи терміновості та важливості:

А – Термінова та важлива справа

В – Не термінова, але важлива справа

С – Термінова, але не важлива справа

D - Не термінова і не важлива справа

Залежно від групи, до якої потрапило завдання, залежить черговість її виконання чи делегування.

3. Метод Парето

Метод Парето є розподілом задач за принципом 80/20: 80% завдань може бути вирішено за 20% часу, що витрачається; на решту 20% завдань витрачається 80% часу, що витрачається.

Планування

4. Список усіх справ

Запис всіх справ допоможе при плануванні обсягу роботи на добу, тиждень, місяць. А також ви зможете побачити свою завантаженість і співвідношення важливих і не дуже важливих завдань. Більше того, якщо під рукою завжди буде такий список, питання "Чим зайнятися?" вирішуватиметься негайно.

5. Облік біологічних ритмів

При плануванні справ слід враховувати як “жайворонок” ви чи “сова”, а й пік продуктивності. Його можна визначити поспостерігавши за своєю працездатністю протягом дня. Також було б непогано визначити підходящий час для обіду. відпочинку та саморозвитку.

6. Ведіть щоденники

Організуйте раніше записані справи у систему: запис у щоденнику, таблиця excel, додаток у телефоні тощо. Головне, щоб ви мали уявлення про обсяг роботи на день і не забули навіть про найменше доручення.

7. Правильні інструменти

Всілякі додатки — наша зброя у боротьбі з прокрастинацією та пастками часу, тож краще арсенал оновити. Найзручніші та перевірені програми та програми для складання списків та командної роботи читайте.

8. Техніка «Хронометраж»

Техніка «Хронометраж» є фіксацією часу для будь-яких завдань, навіть для таких примітивних, як ранкова зарядка або обід. Ви записуєте кожну справу, на яку ви витрачаєте час, тим самим протягом тижня ви зможете вирішити такі завдання:

• визначити, на що витрачається ваш час;
• виявити хронофагів, тобто «пожирачі часу»;
• виробити «почуття ефективності» та «почуття часу».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для використання цієї техніки необхідно запам'ятати формулу, що описує здоровий графік роботи та особистого часу, та дотримуватись її, складаючи щоденний план.

10 годин до сну: немає кофеїну.

3 години до сну: немає їжі та алкоголю.

2 години до сну: немає роботи.

1 година до сну: немає електронних гаджетів.

0 разів: стільки разів можна натискати кнопку "Відкласти" на будильнику.

10. Діаграма Ганта

Діаграма Ганта – це надійна техніка візуального відображення завдань та часу. На одній шкалі графіка вказуються завдання, а на іншій - час їх виконання. Ідеально підходить для любителів графіків, які можна складати у MS Project, Excel.

Організація роботи та відпочинку

11. Техніка помідора

Принцип виконання: заводимо таймер на 25 хвилин, зосереджено працюємо, не відволікаючись, поки не продзвенить таймер, після чого робимо перерву на 5 хвилин. Після 4-х повторень робимо довгу перерву - 20-25 хвилин. Таким чином, ви постійно чергуєте роботу та відпочинок, змінюєте діяльність та уникаєте перевтоми.

12. З'їсти жабу

Жаба – це найнеприємніша справа. Найкраще зайнятися ним насамперед. Після його виконання вже й сама справа здасться не такою страшною і неприємною, а інші завдання здадуться зовсім легкими.

13. Метод салямі

Як непомітно з'їсти ціпок ковбаси? Відрізаючи по маленькому шматочку. Так само потрібно зробити і з усіма складними, багато складовими завданнями: розділити їх на маленькі частини та виконувати по одній щодня.

14. Делегування

Якщо ви керівник, делегуйте ті справи, які забирають багато часу і не відрізняються важливістю, а самі зосередьтеся на більш стратегічно важливих завданнях.

15. Дотримуйтесь етапності справ

Прагніть виконувати справи послідовно, спочатку закінчуйте одне, і потім починайте інше. Ми вже розповідали, що при перемиканні з однієї справи на іншу вимагає близько 10-15 хвилин, щоб повністю зосередитись на процесі. Постійно перескакуючи із завдання на завдання, ви втрачаєте час, хоча створюється ілюзія напруженої роботи.

16. Хоча б 10 хвилин

Ця техніка відносить не до робочих справ, а скоріше до особистісного зростання та саморозвитку. Наприклад, якщо ви давно хотіли вивчити або згадати іноземну мову, спробуйте приділити їй хоча б 10 хвилин на день. Теж саме зі спортом, книгами тощо.

17. «Знайдений час»

Суть техніки: заздалегідь виділити перелік 15-20 невеликих завдань, на які у вас не вистачає часу, і бути готовим зробити їх, коли у вас з'явиться будь-яке відповідне вікно. Постійно доповнюйте список.

18. Робота – це найкращий спосіб, почати щось робити

Бувають такі дні, коли продуктивність на нулі та робота у тяжкість. У такому разі для розгону краще почати роботу з дрібних завдань: пошта, дзвінки, завдання, виконання яких знадобиться не більше 20 хвилин.

19. Призначайте важливі зустрічі вранці

20. Розділіть робочий час на блоки

Розділіть робочі процеси на блоки: дзвінки та пошта, зустрічі, робота над проектом тощо. Це допоможе виділити час для зосередженої роботи протягом дня.

21. Встановіть дедлайни для всього

Навіть найдрібніше завдання має мати термін виконання, інакше потік справ “на потім” буде тягтися вічно.

22. Занурення у роботу

Виділіть день або два на вирішення пріоритетних завдань, виключивши такі відволікаючі фактори як дзвінки та зустрічі.

23. Говоріть "ні"

"Ні" - це потужне слово. Коли ви кажете «ні» новому зобов'язанню, ви демонструєте повагу до вже взятих та отримуєте можливість успішно їх дотриматися. Пам'ятайте, що даючи згоду, ви повинні чомусь відмовити або щось скасувати.

24. Боріться з «тиранією термінового»

"Тиранія термінового" - це дрібні неважливі завдання, які потрібно виконати прямо зараз. Це створює велику проблему, тому що термінова дія зазвичай мають дуже маленький ефект. Піддавшись «тиранії термінового», її вже складно позбутися, а відповідно виділити час на щось важливіше.

25. Готуйтесь до завтрашнього дня перед виходом з офісу

Відмінний спосіб завершити робочий день – підготуватись до наступного. Підбіть підсумки дня, складіть план наступного дня, приведіть робочий стіл до ладу.

Тайм-менеджмент для керівників

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент критично важливий для кожного керівника, націленого на досягнення корпоративних та особистих цілей. Прокрастинація, лінь і апатія здатні вибити з колії навіть найвідповідальнішої людини. Щоб цього не було, слід взяти на озброєння ключові правила тайм-менеджменту для керівника.

Тайм-менеджмент - це технологія правильної організації особистого та робочого часу з метою ефективного його використання. Грамотне управління часом призводить до більш швидкого та продуктивного досягнення цілей, що є важливим для кожного керівника. Тайм-менеджмент включає в себе масу процесів від планування та розподілу до делегування та аналізу. Дізнаємося про це докладно.

3 поширені міфи про тайм-менеджмент

Як і будь-яка сфера, пов'язана з темою особистісного розвитку та підвищення особистої ефективності, управління часом обросло масою міфів та оман. Сама суть тайм-менеджменту була сформульована Сенекою понад 2000 років тому у Стародавньому Римі. Не дивно, що за цей час поняття стало пов'язане із серйозними помилками, які всупереч початковому завданню заважають людині продуктивно досягати власних та корпоративних цілей.

Міф №1 – час непідвладний людині

Це помилка одночасно і вірно, і помилково. Людина не може фізично повернути час назад або змінити швидкість її протікання. Однак кожен здатний керувати власними діями так, щоб за менший час робити більше корисної роботи. Саме це мається на увазі в понятті «управління часом». По суті, це контроль людини над власним життям.

Люди, які починають освоювати тайм-менеджмент, нерідко дивуються з того, скільки вільного часу у них з'являється на виконання робочих та особистих завдань. Цим користуються успішні люди – вчені, актори, спортсмени, творчі люди. Вони планують власні справи так, щоби виконувати аналогічну кількість роботи за менший час. Вони не підкоряють час своїм законам, але керують ним ефективно, а значить це вдасться зробити і у вас.

Міф №2 – доведеться інтенсивно працювати

Культивація цієї помилки відбувається через те, що люди не розуміють суті управління часом. Зовсім не означає, що доведеться працювати більше, наполегливіше і без перерв. Навпаки, це пряма дорога до перевтоми з наступною апатією і навіть депресією. У такому стані не вдасться досягати цілей навіть у колишньому темпі, не кажучи вже про підвищення продуктивності. Тому налаштовуватись на безпробудну роботу не потрібно.

Суть тайм-менеджменту полягає не у збільшенні виконуваного обсягу роботи, а в концентрації лише на корисних завданнях. Непотрібні дії, які відволікають людину від досягнення цілей, у своїй суворо відсіюються чи відкладаються наприкінці робочого дня. Існують десятки так званих хронофагів, які пожирають вільний час, а людина цього навіть не помічає. Боротьба із нею – і є суть методики.

Міф №3 – тайм-менеджмент позбавляє волі

Люди, які дотримуються цієї думки, вважають, що в рамках управління часом доведеться працювати подібно до роботи. Вони помиляються, вважаючи, що заплановані завдання виконуються за розкладом без свободи вибору. Примітно, що роботами, по суті, є ті люди, які йдуть на поводу своїх звичок та миттєвих бажань, які відволікають від важливих справ. Тайм-менеджмент, навпаки, дарує волю.

Грамотне тимчасове планування та правильне розподілення ресурсів – ключ до виконання великої кількості робочих та особистих завдань без перенапруги. Керівник, який береться за все відразу або прокрастинує, відчуває психологічний тиск через справи, що навалилися. Хіба можна його назвати вільним? Навіть строгий графік роботи можна розбавляти відпочинком та творчістю.

10 правил тайм-менеджменту

Тепер, коли ви знаєте, що управління часом – не помилка, а цілком реальна навичка, що піддається розвитку, настав час перейти до практичної частини. Відразу варто сказати, що перелічені нижче правила тайм-менеджменту рекомендується використовувати в комплексі. Спочатку це може бути складно, але тільки в такому випадку можна досягти продуктивних результатів та помітно підвищити особисту ефективність.

Правило №1 – планування дій

Планування використовується у багатьох професійних галузях, а не лише у повсякденному житті. Однак у особистій ефективності цей дієвий метод чомусь використовує далеко ще не кожен керівник. Навіть у тому випадку, якщо для виконання робочих завдань передбачено суворий регламент, слід мати власний план більш продуктивного та оперативного здійснення завдань. У справі планування допоможуть три методики:

Записуйте плани та цілі. Поки мета або план не буде докладно записаний на папері або в електронному документі, він більше схожий на мрію чи абстрактне бажання. Для мозку такі «мети» немає. Отже, не витрачає ресурси з їхньої досягнення.

Наперед складайте план на день. По можливості це треба робити увечері напередодні дня, на який формується план. Розпишіть дії, які треба здійснити, розставте їх у порядку важливості та терміновості. Насамперед робіть складні та великі завдання. У цьому допоможе наступний метод.

Розділяйте великі завдання на малі. Цей метод просто називається «З'їсти слона по шматочках». Суть проста - велике завдання ділиться на невеликі кроки, послідовне виконання яких у результаті призводить до реалізації мети. Цей метод вирішує проблему, коли людина відкладає початок роботи.

Планування треба робити щодня – це має стати корисною звичкою, працювати без якої просто некомфортно. Якщо в планах фігурують терміни закриття завдань, обов'язково залишайте невеликий запас у разі виникнення непередбачених обставин (5-10 % від основного часу виконання завдання). Спробуйте складати план щоразу перед початком робочого дня. Переконайтеся, що витрачені кілька хвилин на план в результаті економлять годинник робочого часу.

Правило №2 – точне формулювання цілей

Стратегічне та короткострокове планування йде нерозривно з грамотною постановкою мети. І справді, як можна планувати досягнення мети, якщо невідомо, якого результату треба дійти? Щоб таких ситуацій не було, слід озброїтися шляхом декомпозиції цілей. Він передбачає поділ цілей на комплекс окремих етапів.

Інший метод, яким треба користуватися на етапі постановки цілей – SMART. Відповідно до нього мета має бути конкретизованою, вимірною, досяжною, актуальною та обмеженою в часі. Перевірте поточні цілі щодо відповідності перерахованим п'яти вимогам. Методика SMART неодноразово довела ефективність на тисячі прикладів.

Правило №3 – фіксування плану дій

Просто записувати їх на аркуш паперу або інший носій – не ідеальне рішення. Оптимальною стратегією буде використання спеціальних методів фіксації цілей. Наприклад, застосування діаграми Гранта. Відповідно до цієї методики, у заздалегідь підготовленій таблиці описуються всі етапи виконання завдання. Для завдань прописуються терміни виконання, пріоритетність та точна тривалість.

У діаграмі Гранта дозволяється групувати схожі чи дуже дрібні завдання у єдиний пункт. Великі й складні завдання у своїй, навпаки, розбиваються на дрібні, кожна з яких докладно розписується. Плюс такого методу у тому, що план виходить наочним. Відразу видно, який обсяг роботи виконано, скільки ще потрібно зробити і який час це потрібно. Також стає зрозумілим, скільки часу займе весь проект.

Правило №4 – встановлюйте пріоритети

Коли робочих завдань дуже багато, виникає така проблема – керівник не знає, з чого почати. Часто це стає причиною прокрастинації, через що початок роботи відкладається на невизначений термін. Щоб цього не відбувалося, треба скористатися особливими методиками. Особливою популярністю користується метод під назвою "АБВГД". Згідно з методикою, пріоритети позначаються літерами зліва направо в порядку зменшення:

А – найважливіші завдання.

Б – завдання середньої значимості.

У – менш важливі доручення.

Відповідно, під літерами «Г» та «Д» знаходяться найменш важливі завдання, виконання яких можна без наслідків відкласти на останній момент. Також треба пам'ятати про закон Парето. Він свідчить, що 20 % зусиль приносять 80 % результату, тоді як 80 % зусиль, що залишилися, приносять 20 % результату. Це означає, що треба виявити ті самі 20% зусиль, які призведуть до оперативного виконання завдання.

Ще один ефективний спосіб розміщення пріоритетів – це матриця Ейзенхауера. Воно названо на ім'я творця – колишнього президента США. Це була продуктивна і успішна людина, в чому йому допомогла його матриця. Відповідно до цієї методики, справи, які треба виконати, поділяються на такі категорії:

Термінові та важливі.

Важливі та не термінові.

Термінові та не важливі.

Не важливі та не термінові.

Найбільший акцент треба надати першій категорії справ. Вони здійснюються насамперед на початку дня. Відкладення цих справ на потім обов'язково спричинить негативні наслідки, тому робити цього не варто. Дивно, але найефективнішим «квадратом» матриці вважається другий, де містяться важливі, але не термінові справи. На їх виконанні потрібно приділяти багато часу, намагаючись не відволікатися на інші термінові завдання.

Справи з третьої категорії забирають багато часу, при цьому не дають особливого результату. Ці завдання можна делегувати підлеглим наскільки можна. Справи із четвертої категорії для економії часу та підвищення концентрації взагалі викреслюються зі щоденного плану – вони зайві.

Правило №5 – концентрація на головному

Одним з головних навичок продуктивного керівника вважається здатність працювати, при цьому не відволікаючись на сторонні фактори, що відволікають. Другорядні справи і миттєві бажання збивають концентрацію, через що загальний час на досягнення цілей помітно збільшується. Щоб цього не відбувалося, вам слід використовувати спеціальні техніки.

Делегування.Доручення неважливих та термінових, а також інших справ підлеглим – це дієва техніка вивільнення вільного часу у керівника. Делегування є одним із класичних частин тайм-менеджменту.

Перенесення нетермінових справ.Завдання, виконання яких відіграє значної ролі і вимагає термінового втручання, рекомендується переносити так звані «нересурсні годинник». Це період дня, коли падає особиста продуктивність, а ресурсів не вистачає на виконання важливих дій.

Вміння відмовляти.Вкрай простий у виконанні метод, який звільняє від багатьох обов'язків та переживань. Однак це не означає, що потрібно відмовляти всім навколишнім на шкоду розвитку компанії. Відмовляти треба лише людям і бажанням, які даремно витрачають ваш час і не несуть корпоративної користі.

Ще одна порада, доречна у цьому розділі, – не перестарайтеся з організацією перерв. Це дуже часто проблема, коли через низьку концентрацію людина робить безліч перерв. Зрештою, вони накопичуються і призводять до прострочення важливих завдань. Проблема криється у нерозумінні кореня явища. Тут потрібно не збільшувати кількість відпочинку без потреби, а працювати над підвищенням концентрації на справах.

Правило №6 – аналізуйте здобутий досвід

У будь-якій справі важливий контроль, особливо у питанні особистої продуктивності керівника. Обов'язково виділяйте трохи часу на те, щоб повернутися назад і дізнатися, які результати принесло захоплення тайм-менеджментом. Окремо приділіть увагу розгляду ситуацій, в яких були витрачені великі енергетичні та тимчасові ресурси без належної віддачі. Зробіть висновки та постарайтеся не повторювати старі помилки.

Зберігайте усвідомленість навіть будучи захопленим на виконанні конкретного завдання. Підтримка контролю допоможе і в ситуації, коли концентрація впала, і замість роботи починається серфінг у соціальних мережах та потурання іншим хронофагам. Якщо таке раптом сталося, треба зробити нетривалу перерву для того, щоб відновити концентрацію. Після цього можна знову зосередитись на виконанні завдання.

Правило №7 – не забувайте про відпочинок

Не рекомендується гнатися за результатами, забуваючи про відпочинок. В іншому випадку незабаром з'явиться апатія та різні психічні розлади. Чергуйте виконання робочих завдань із якісним відпочинком. Рекомендується використовувати такий відпочинок, який істотно відрізняється від роботи. Тобто «відпочивати» за комп'ютером після роботи на ньому – не найкращий варіант.

Не треба забувати і про правильний сон, спілкування з близькими, хобі та інші радощі життя. Робота та досягнення корпоративних цілей – це лише частина життєдіяльності керівника, причому мала. Щоб постійно залишатися на піку психофізіологічних здібностей, треба вміти відпочивати та радіти життю, регулярно відновлюватися. Ще один позитивний аспект – це регулярні фізичні навантаження (у міру можливостей та за силою особистих бажань).

Правило №8 – ведення хронометражу

Облік робочого часу є обов'язковим у тому випадку, якщо наприкінці робочого дня ви регулярно вибиваєтеся з сил, при цьому не розумієте, на що взагалі витратили час. Сформуйте звичку вести облік робочого дня. Записуйте на папері або в електронному вигляді дії, що виконуються, і враховуйте час, який пішов на їх реалізацію. Наприкінці дня перегляньте статистику та оцініть власну продуктивність.

Напевно, після першого використання техніки обліку часу ви виявите, що велика кількість тимчасових ресурсів пішла на марні справи. Це соціальні мережі, перегляд розважального контенту, комп'ютерні ігри та інші незначні заняття. У цьому полягає головна перевага методики хронометражу. Вона дає відстежити про «вбивць часу» і розпочати активну боротьбу із нею.

Правило №9 – використання очікувань

Під очікуваннями розуміється «фонове» проведення часу в черзі або в транспорті, перед зустріччю або іншою подією, початок якої затягується. Зазвичай у цей час людина не займається нічим корисною, марнуючи вільний час. Але це можна виправити, якщо під час очікування робити корисні справи. Наприклад, у транспорті можна слухати цінні саморозвитку аудіокниги, здійснювати ділові телефонні дзвінки, міркувати на диктофон тощо.

Правило №10 – принцип 15 хвилин та «Помодоро»

Принцип 15 хвилин відмінно підходить для керівників, котрі постійно відкладають початок справи на потім. Суть методики у наступному – змусити себе виконувати завдання протягом 15 хвилин. Люди, які користуються цим методом, зауважують, що після перших 15 хвилин працювати стає легше. Перериватися при цьому немає бажання, тому що для мозку розпочате, але не завершене завдання є на заваді, яку він прагне усунути.

Техніка «Помодоро» оптимальна і для керівників, у яких погано справи з концентрацією уваги. Суть запустити таймер на 25 хвилин. Це робочий час, під час якого виконується поточне завдання без відволікання сторонні чинники. Після 25 хвилин триває перерва - 5 хвилин. Після цього триває наступна сесія довжиною 25 хвилин. Після 4 сесій – перерва 15 хвилин.

Головний принцип продуктивного та грамотного тайм-менеджменту – комплексне виконання правил. Обов'язково приділяйте час плануванню дня, розстановці пріоритетів та формулюванню цілей. Не пам'ятайте це – записуйте в щоденник або оформляйте в електронному форматі. Навіть якщо спочатку буде складно, вперто дотримуйтесь правил. Це увійде до корисної звички, а далі буде простіше.

Багато відомих особистостей досягли успіху, слави та багатства завдяки правильному управлінню життям. Тайм-менеджмент – один із способів такого управління. Обов'язково спробуйте та переконайтеся в цьому особисто.

Чарльз Дарвін якось сказав: «Людина, яка вирішила розтратити хоча б одну годину свого часу, ще не доросла до того, щоб розуміти всю цінність життя». Деякі люди, особливо підприємці, мають схожий світогляд. Вони прагнуть використовувати кожну хвилину з максимальною користю, вирішуючи важливі завдання та рухаючись у напрямку своєї мети.

Але так чинять не всі. Деякі люди бояться часу. У результаті вони відкладають справи та починають ненавидіти себе. Якщо ви належите до цієї групи, використовуйте перелічені 12 порад з управління часом. Як тільки ви привчите себе слідувати їм, ви станете більш продуктивним і більше не марнуватимете час.

1. Визнач свої цілі і слідуй їм

Сформулюй свої довгострокові та короткострокові особисті та бізнес-цілі. У тебе в голові має бути чітка картинка та розуміння того, чого ти дійсно хочеш.

Далі роби тільки ті дії, які спрямовані на досягнення твоїх короткострокових та довгострокових цілей. Охороняй свій час, як яструб, і перестань витрачати його на ті речі, які зовсім не мають значення. Твій день повинен включати лише ті дії або завдання, які будуть або приносити дохід, або служитимуть для розвитку.

2. Створи та використовуй списки

Щоб стати майстром тайм-менеджменту, почни створювати та використовувати списки.

Щоб не ускладнювати життя, пропоную сфокусуватися на створенні цих чотирьох списків:

• Щоденний графік. Створи річний календар-каркас, якого ти будеш дотримуватись у повсякденному житті.
• Списки справ.Не треба ускладнювати. Це базовий перелік тих справ, які потрібно зробити. Включи в нього три чи чотири найважливіші та невідкладні завдання.
• Список контактів із людьми.Це люди, з якими потрібно списатися електронною поштою або зателефонувати. Щоб зробити цей список більш ефективним, складай його як пріоритет.
• Список нарад.Цей список містить нотатки та нагадування про те, що потрібно обговорити з командою (колегою, другом) під час зустрічей.

Можеш доповнити чи скоротити цей перелік. Суть ідеї в тому, що ти маєш мати власну систему списків і регулярно працювати з нею, щоб максимально ефективно використовувати свій час.

3. Дотримуйся правила 80/20

Закон Парето (принцип Парето, принцип 20/80) - емпіричне правило, назване на честь економіста та соціолога Вільфредо Парето, у найбільш загальному вигляді формулюється як «20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% зусиль – лише 20% результату» .

У додатку до тайм-менеджменту ідея полягає в тому, що 80 відсотків твоїх результатів досягаються завдяки 20 відсоткам твоїх дій.

Наприклад, ти переглядаєш свій перелік справ. У тебе є 10 пунктів, частину яких потрібно викреслити. Використовуючи правило 80/20, ти залишаєш два перші пункти, тому що ці дії матимуть максимальну віддачу.

Мало того, що принцип Парето допомагає приділяти першочергову увагу найважливішим речам, його неймовірно просто застосовувати. Просто визнач і зосередься на кількох цілях та діях, які найбільш значущі для твого розвитку та успіху. Згодом ти помітиш, що виключаючи більшість пунктів зі свого списку, ти одночасно збільшуєш свою продуктивність.

4. З'їж жабу

Марк Твен якось сказав, що якщо зранку з'їсти жабу, решта дня обіцяє бути чудовою, оскільки найгірше на сьогодні вже позаду.

Отже, що таке «жаба»?

Це важливе завдання, яке ти відкладаєш, навіть якщо нічим не зайнятий.

• Якщо перед тобою стоять два важливі завдання для вирішення якоїсь проблеми, почни з найбільшої, складної та важливої.
• Заведи звичку розправлятися з основним завданням вранці, коли в тебе більше енергії, і твоя увага ще не притупилась.
• Працюй із цим завданням поки вона не буде завершена.
• Починай із найважливіших завдань та завершуй їх. Завдяки цьому твій організм вироблятиме ендорфіни, які допоможуть сформувати «позитивну залежність».

Продовжуй практикувати цю техніку, поки не опануєш її досконало.

5. Просто скажи «ні»

Іноді ми беремо на себе непосильне навантаження просто тому, що не вміємо говорити "ні". Нам здається, якщо ми відмовимося, то перестанемо бути потрібними, клієнти знайдуть когось краще за нас, а колеги перестануть ставитися до нас із симпатією.

Правда полягає в тому, що якщо ти хочеш керувати своїм часом, перше, що ти маєш зробити – навчитися говорити «ні». Бери на себе тільки ті зобов'язання, на які ти маєш час і які для тебе дійсно важливі. Твоя чесність та відкритість стане достатнім приводом для поваги та розуміння з боку клієнтів, колег, друзів та сім'ї.

6. Не відволікайся

Поекспериментуй. Відстеж кількість перерв у роботі, які виникають протягом дня. Скільки разів колеги чи члени сім'ї переривають тебе? Як часто ти кидаєш роботу сам і перевіряєш свій телефон чи комп'ютер?

7. Проводь менше зустрічей

Безглузді зустрічі забирають у нас 31 годину на місяць.

Звичайно, іноді нам справді просто необхідно відвідати якусь зустріч. Постарайся звести їхню кількість до мінімуму. Електронна пошта та чат зможуть у цьому допомогти. Таким чином, ти зможеш витратити більше часу на роботу над важливішими завданнями.

8. Використовуй час очікування

Якщо ти почнеш відстежувати, як проводиш свій час протягом тижня, то помітиш, як багато часу йде марно. Твоя щоденна поїздка в метро, ​​черга у магазині тощо. Замість того, щоб викреслювати цей час, використовуйте його: думай, читай чи слухай подкаст.

Так, творець легальних трилерів Скотт Туроу написав свій перший роман під час ранкових поїздок до метро. Навіть якщо вони займали лише 10 хвилин на день.

Той час, який зазвичай люди витрачають даремно, може бути для чогось значущого.

9. 4D

Фільтрація всіх вхідних запитів з використанням 4D підходу є одним з найбільш ефективних способів управління часом.

• Видалити (Delete). Скануй свою поштову скриньку у пошуках небажаних листів. Ймовірно, багато хто з них можна видалити, не відкриваючи. Простіше кажучи, якщо лист не має жодного значення, видали його. Це особливо корисно при поверненні з відпустки чи відрядження.
• Делегувати (Delegate). Якщо є завдання, яке може виконати хтось інший, то делегуй його. Більшість адміністративних завдань може бути передано на аутсорсинг. Віртуальний помічник може відповідати на листи. Бухгалтер може містити документацію у порядку. Можна попросити співробітника запланувати зустріч і скласти порядок денний. Зекономлений на дрібницях час можна використовувати для чогось важливішого.
• Відкласти (Defer). Деякі завдання можуть бути виконані пізніше. Наприклад, якщо ти отримав запрошення на весілля, не потрібно одразу бронювати номер у готелі. Виділили для цього вільний час у найближчі вихідні.
• Зробити це (Do it). Іноді потрібно просто це зробити. Наприклад, якщо в пошті є термінове та важливе повідомлення від клієнта, прочитай та відповідай. Знову ж таки, для цього потрібно добре розуміти свої пріоритети.

10. Заблокуй свій час

Витрати хвилинку і переглянь свій календар на наступний тиждень. Скільки часу лишилося вільним?

Це той час, який ти маєш заблокувати. Гарантуй собі, що у календарі буде трохи вільного часу. Окрім іншого, таке блокування не дасть тобі можливості звалити на себе зайві зобов'язання.

Використовуй блокування часу для організації свого повсякденного життя. Наприклад, щоранку в тебе запланований час для вправ, приведення себе в порядок роботи з електронною поштою. Далі можеш заблокувати час між восьмою годиною ранку до полудня для роботи. У другій половині дня встанови блоки для розслаблення серед обов'язкових завдань та запланованих зустрічей.

11. Сформуй пакети завдань

Простіше кажучи, це є дозована робота над групою аналогічних дій. Наприклад, замість того, щоб відповідати на електронні листи протягом дня, читай та відповідай на них у певний час. Таким чином, ти не перериватимеш свій робочий процес.

Перевагою цього є ще й те, що різні завдання вимагають включення різних типів мислення. Коли ти перестанеш несвідомо перемикатися із завдання на завдання, ти зможеш організувати щоденний хаос роботи з вхідними та розвинути якісну увагу.

12. Подбай про себе

Повноцінний нічний сон, тренування та здорове харчування зроблять тебе енергійним, цілеспрямованим та витривалим, що дозволить максимально ефективно проживати щодня.

Запам'ятай, тільки ти можеш вивести своє життя на якісно новий свідомий рівень.